Muchas empresas utilizan software de contabilidad para automatizar las tareas de contabilidad de rutina, establecer controles y crear informes financieros. Con múltiples paquetes de software de contabilidad en el mercado, generalmente hay uno que puede satisfacer la mayoría de las necesidades de una empresa, ya sea una gran corporación o una empresa de propiedad exclusiva. Si bien el software de contabilidad puede ahorrar tiempo y ayudar a preservar los datos, existen algunas desventajas de usar un software de contabilidad.
Pérdida de datos o servicio
Cuando una empresa depende del software de contabilidad, cualquier pérdida de servicio debido a un apagón o una falla en la computadora podría causar una interrupción del trabajo. Las interrupciones en el trabajo pueden evitar la entrada de nueva información, así como impedir el acceso a la información almacenada. Además, si no se realiza una copia de seguridad adecuada de la información, una interrupción de la computadora podría ocasionar la pérdida de datos financieros.
Información incorrecta
La información en un sistema contable es tan válida como la información que se pone en el sistema. Dado que la mayoría de los sistemas de contabilidad requieren una entrada manual de datos, los resultados financieros podrían ser incorrectos a menos que se revisen todos los datos de entrada. Si existe una tendencia a solo revisar los informes finales o los resultados de un sistema contable, puede ser difícil encontrar información errónea.
Configuración del sistema
Cada negocio tiene aspectos únicos que pueden causar dificultades cuando intenta adaptar un paquete de software de contabilidad genérico a sus necesidades. Si bien la personalización está disponible para muchos programas, puede causar tiempo de inactividad y posibles imprecisiones si no se realiza correctamente. Además, a medida que una empresa crece, puede ser necesario cambiar los paquetes de software de contabilidad; Esto podría causar una gran interrupción, ya que la información debe migrarse y se necesita nueva capacitación para el personal.
Costo
Una desventaja del software de contabilidad es el costo involucrado. Más allá del desembolso inicial para comprar el software, está el costo de mantenimiento, personalización, capacitación y hardware de computadora. Si bien el ahorro de tiempo puede justificar el costo, para algunas empresas puede tomar años antes de que una inversión en software de contabilidad se pague por sí misma.
Fraude
La información almacenada electrónicamente se puede manipular y acceder si no se aplican los controles y las medidas de seguridad adecuados. Se necesitan controles estrictos para garantizar que solo el personal autorizado use el software de contabilidad y tenga acceso a los informes. Dado que los datos financieros pueden ser confidenciales y confidenciales, el uso de software de contabilidad crea el potencial de fraude.
