Hacer un seguimiento de todos los ingresos y gastos de su empresa puede parecer abrumador, incluso cuando tiene una pequeña empresa. Hay que hacer cálculos, informes para preparar, facturas a pagar e impuestos para presentar. La lista de finanzas que debe compilarse mensualmente, trimestralmente y anualmente a menudo es interminable.
La buena noticia es que el software de contabilidad para pequeñas empresas existe para ayudar a agilizar el proceso. El software adecuado le permite realizar un seguimiento de toda su información financiera en un lugar y acceder a los informes en tiempo real que necesita para que su empresa funcione sin problemas.
¿Por qué necesito software de contabilidad para pequeñas empresas?
El software de contabilidad para pequeñas empresas permite incluso a los más matemáticamente desafiados a mantener registros financieros precisos. En lugar de rastrear manualmente las compras, recibos y ganancias de las hojas de cálculo en su computadora de escritorio, puede ahorrar tiempo y mano de obra al rastrear todo en un programa de contabilidad electrónica.
El uso de software de contabilidad para pequeñas empresas ofrece muchos beneficios que pueden ayudar a su empresa a funcionar de manera más eficiente. Algunos de los beneficios incluyen los siguientes:
- Agiliza tu contabilidad. Con el software de contabilidad para pequeñas empresas, tiene acceso a toda su información financiera en un solo lugar. No tiene que consultar con varios departamentos para obtener la información que necesita o esperar hasta el final del mes para ver sus finanzas. En su lugar, puede iniciar sesión en su software de contabilidad en cualquier momento del día o de la noche desde cualquier dispositivo para ver si se pagaron las facturas, se envió el inventario, qué parte de su empresa es rentable y dónde puede realizar algunas mejoras.
- Reduce el error humano. No importa cuán competentes sean sus empleados, siempre hay espacio para el error humano. El software de contabilidad para pequeñas empresas ayuda a reducir el error en los cálculos e informes al realizar un seguimiento electrónico de las finanzas. Cuando los procesos como facturación, control de tiempo y cobro de facturas se realizan a través del software de contabilidad, aumenta la precisión de sus finanzas.
- Permite la colaboración en equipo. El software de contabilidad para pequeñas empresas permite que más de una persona acceda a la información financiera de su empresa. Es posible que desee que las personas que administran la nómina, el mercadeo, el inventario y las ventas tengan acceso a la información financiera en tiempo real de su empresa para que puedan realizar mejor sus tareas. Con el software de contabilidad basado en la nube o cargado en la computadora de cada persona, los miembros del personal de toda la compañía pueden iniciar sesión y obtener la información necesaria.
- Proporciona ideas. Con solo presionar un botón, el software de contabilidad para pequeñas empresas puede brindarle una visión inmediata de su empresa. Sobre esta base, puede adaptar mejor sus gastos, esfuerzos de ventas, inventario y personal para que su empresa sea más rentable.
- Mantiene la información segura. El software de contabilidad de hoy es seguro, lo que garantiza que la información de su empresa permanezca dentro de la empresa. La mayoría del software encripta la información para que solo su compañía pueda acceder a ella. Muchos proporcionan inicios de sesión individuales para cada empleado para que solo ciertas personas puedan ver ciertos aspectos de su información financiera. Por ejemplo, puede darle a su gerente de recursos humanos acceso a hojas de tiempo y nóminas, y no a toda la otra información financiera de su empresa. Si acepta pagos directamente en su software de contabilidad, estos también están encriptados.
- Genera informes instantáneos. La mayoría del software de contabilidad para pequeñas empresas le permite personalizar los informes que necesita y tener acceso instantáneo a ellos cuando lo desee. Puede obtener instantáneamente informes tales como su estado de pérdidas y ganancias, resumen de impuestos sobre las ventas, historial de facturas, pagos cobrados e informes de gastos. Esto ayuda a reducir el tiempo que sus empleados pueden dedicar a reunir este tipo de información. Incluso puede generar automáticamente informes que muestren datos de una manera que tenga sentido para usted, como gráficos circulares o gráficos circulares.
- Proporciona informes específicos de la industria. Si elige un software de contabilidad para pequeñas empresas que sea específico para su industria, evitará tener que hacer una personalización que pueda aumentar el precio del software. También tiene acceso a informes que son más valiosos para su empresa. Por ejemplo, si usted es un proveedor de atención médica, puede necesitar una funcionalidad que le permita facturar a las compañías de seguros. Si encuentra un software que es específico para la industria del cuidado de la salud, es probable que esta funcionalidad se incluya o sea un complemento bastante asequible. Para software que es para industrias genéricas, la creación de esta funcionalidad para su empresa puede aumentar el precio del software.
- Te mantiene al día sobre las mejores prácticas. Un programa de software de contabilidad para pequeñas empresas puede mantener su negocio actualizado sobre las mejores prácticas contables. Con las actualizaciones automáticas de software y los tutoriales sobre nuevas funciones, puede mantenerse al tanto de las últimas prácticas de informes y fiscales sin tener que depender de su contador.
El tipo correcto de software de cuenta para pequeñas empresas significa menos dolores de cabeza para usted y más tiempo para que todo su personal centre sus energías en otros lugares. Entonces, ¿cómo elige el software adecuado para su empresa?
¿Qué software de contabilidad es mejor para una pequeña empresa?
La decisión de obtener un software de contabilidad para pequeñas empresas para su empresa suele ser la parte más fácil del proceso. La parte más difícil es decidir qué software específico usar.
Hay una variedad de opciones en el mercado, la mayoría de las cuales se pueden personalizar para su negocio y necesidades particulares. Antes de comenzar con el proceso de determinación del software de contabilidad para pequeñas empresas para descargar o registrarse, asegúrese de saber qué funciones desea. Tómese el tiempo para investigar sus opciones y las características de cada oferta.
Cree una lista de las características que desea y otra lista de las que le gustaría tener pero que podría prescindir. Estos podrían incluir:
- La gestión del inventario.
- Bancario
- Seguimiento de nóminas y hojas de horas.
- Facturación
- Cuentas por cobrar.
- Horas facturables.
- Comisiones de ventas.
- Facturación automática.
- Múltiples usuarios.
Una vez que sepa lo que quiere, comience a valorar sus opciones. Decida si desea descargar el software de contabilidad para pequeñas empresas en su computadora o si prefiere tener acceso a un programa basado en la nube al que puede acceder desde cualquier dispositivo. Existe una amplia gama de precios según el programa que elija, las funciones que le gustaría y la personalización que debe realizar. Tenga un presupuesto en mente antes de tomar una decisión final, teniendo en cuenta que el costo aumenta a medida que opta por una mayor personalización.
Además, considere qué software de contabilidad para pequeñas empresas es más intuitivo para su uso. Si bien muchos productos tienen características similares, el tablero de mandos real y la implementación del producto pueden variar. Debería seleccionar uno con el que se sienta cómodo, así que asegúrese de ver una demostración de los productos en los que está interesado. De esa manera, podrá conocer cómo usaría el producto y si es lo suficientemente fácil para navegar. Lo último que desea hacer es invertir mucho dinero en una descarga de software de contabilidad para pequeñas empresas que es demasiado frustrante para su uso.
Además de probar el programa, obtenga una lista de referencias que utilicen el software que le interesa. Si es posible, busque uno que sea de una industria similar a la suya, ya que es probable que utilicen el software de la misma manera que lo harías. Haga preguntas sobre el proceso de implementación, cómo funcionan las características personalizadas y qué tan sensible es el equipo de servicio al cliente. Las respuestas que obtenga pueden ayudarlo a tomar la mejor decisión para su empresa.
Si tiene uno, también consulte con su departamento de TI antes de tomar una decisión. Es posible que tenga limitaciones de almacenamiento o ancho de banda que hagan que ciertos programas no sean factibles de tener en su empresa. Es mejor dejar los aspectos técnicos de esto a aquellos con un buen conocimiento de las redes de computadoras en su empresa.
¿Hay algún software gratuito de contabilidad para pequeñas empresas?
El software de contabilidad adecuado para pequeñas empresas puede ser una inversión. Si no está listo para hacer un compromiso financiero, puede encontrar el software de contabilidad en línea para pequeñas empresas de forma gratuita.
El software de contabilidad para pequeñas empresas que normalmente es gratuito solo le permite funciones de contabilidad muy básicas, como pagar facturas y facturar a los clientes. Algunos programas de contabilidad para pequeñas empresas que limitan de forma gratuita otras funciones, como la cantidad de usuarios permitidos, la cantidad de cuentas bancarias que se pueden vincular y una funcionalidad de informes limitada.
Existe un software gratuito de contabilidad en el mercado que tiene características más compresivas, pero puede faltar en otras áreas. Por ejemplo, el software puede permitirle crear estados financieros necesarios pero no proporcionar el soporte al cliente necesario. Si no tiene mucha experiencia tecnológica, la falta de atención al cliente puede hacer que el software gratuito no valga la pena.
Si está buscando algo muy básico que le permita entrar en el ritmo del uso del software de contabilidad, el software gratuito de contabilidad para pequeñas empresas puede ser un buen programa de contabilidad para principiantes. Muchos le permiten actualizar a funciones más de pago a medida que se sienta más cómodo utilizando el software. Tenga en cuenta que no podrá acceder a muchas de estas funciones si está utilizando la versión gratuita del software.
Si opta por la ruta gratuita, asegúrese de seleccionar un producto que tenga algún reconocimiento de nombre. Lee las opiniones de otros usuarios y obtén recomendaciones cuando sea posible. Dado que está ingresando información importante y confidencial de la compañía, no desea utilizar ninguna descarga de software de contabilidad para pequeñas empresas que encuentre en línea.
¿Necesito un contador también?
Quizás se esté preguntando si todavía necesita un contador si realiza un seguimiento de todas sus finanzas de manera electrónica. En general, la respuesta es sí. Es una buena idea tener un contador profesional certificado que revise su información para asegurarse de que todo esté siguiendo correctamente y que no haya pasado por alto nada que sea vital en el momento de los impuestos. Un contador también lo mantendrá informado sobre las últimas disposiciones y requisitos tributarios para que se asegure de que siempre cumpla con los requisitos.
Una de las características que se encuentran en la mayoría de los programas de contabilidad para pequeñas empresas es la capacidad de otorgarle a su contador acceso al software. Por lo general, puede invitar a su contador a su cuenta para que puedan ver toda la información que necesitan para mantener sus finanzas en el camino correcto. Su contador tendrá una funcionalidad limitada para que no puedan realizar cambios sin su permiso.
Si ya tiene un contador, es posible que desee preguntarle qué recomienda para el software de contabilidad para pequeñas empresas. Dado el conocimiento que tiene de su compañía, es posible que tenga algunas recomendaciones específicas sobre lo que funcionaría mejor para usted. También puede tener algunas preferencias sobre qué software se integra mejor con lo que usa en su extremo.
Encontrar el software de contabilidad adecuado para pequeñas empresas para su negocio lo ayudará a lograr el éxito financiero a largo plazo. Asegúrese de hacer el trabajo de base e investigación adecuados para elegir un producto que sea adecuado para su nivel de experiencia, empresa e industria. Es una inversión en el futuro de su empresa que desea asegurarse de hacer bien la primera vez.
