Para cualquier organización, celebrar la dedicación de un edificio es la culminación de años de trabajo y planificación. Hay muchas maneras de planificar esta conmemoración. Disfrute del tiempo dedicado a decidir de forma creativa qué componentes son los más adecuados para su evento. ¿Habrá un corte de cinta? ¿Qué tal un almuerzo? ¿Quieres incluir un componente religioso? Muchas de estas ideas pueden depender de su presupuesto, pero vale la pena explorarlas. Una vez que haya establecido algunas pautas, comience el proceso de planificación.
Fije la fecha con varios meses de antelación. Coordine con su contratista de construcción en una fecha de finalización anticipada. Verifique las normas de construcción locales: es posible que necesite un certificado de ocupación para emitir antes de poder celebrar legalmente un evento en el nuevo edificio. Si está planificando una celebración en toda la comunidad, consulte los calendarios de otros grupos o instituciones para no reservar en exceso las fechas principales.
Prepare la lista de invitados con varios meses de anticipación. Notifique a los VIP invitados de la fecha y hágales saber que reservará espacios de estacionamiento y asientos especiales para ellos. Calcule el número de invitados que asisten: mire cuidadosamente su lista y la probabilidad de que las personas asistan. Por lo general, cuanto mayor sea la lista de invitados, menor será el porcentaje de asistencia. Para listas de 500 o más invitados, el 25 por ciento de asistencia es una estimación inicial. Los catering son un recurso informado para estimar el número de invitados que asistirán.
Con varios meses de anticipación, invite a miembros del clero y a otros oradores que espera que participen en el servicio.
Envíe avisos de "guardar la fecha" por correo a toda la lista de invitados con hasta dos meses de anticipación.
Reserve y reúnase con el proveedor lo antes posible. Tome decisiones sobre la planificación del espacio, el menú, las necesidades de equipo, el estacionamiento, los arreglos florales y el personal de servicio.
Reserva de alquiler de equipos y servicios. Comenzar a tener reuniones de planificación para cada uno de ellos con varios meses de anticipación. Estos pueden incluir equipos (sillas, mesas, ropa de cama, escenario, sistema de sonido y podio), servicio de valet, floristas, músicos, impresores y fotógrafos. Comienza a trabajar con cualquier medio que pueda cubrir el evento.
Invitaciones por correo tres semanas antes del evento. Dirección de mano si es posible.
Vuelva a confirmar con los proveedores de servicios con dos semanas de anticipación y vuelva a verificar todos los detalles. Haga un calendario detallado de eventos para el día del evento y distribúyalos a los proveedores de servicios. Incluir información de contacto con números de teléfono celular. Los programas o pedidos de servicio deben ir a la impresora dos semanas antes del evento.
El día anterior al evento, reserve el estacionamiento para los VIP, el clero y los proveedores de comida con conos de tráfico y señales de estacionamiento reservadas. Recoger programa / pedidos de servicio de la impresora. Recibe los artículos de alquiler y comienza la configuración. Vuelva a ponerse en contacto con los miembros de los medios de comunicación y reserve estacionamiento para ellos si es necesario.
El día del evento, trabaje en el plan y dependa de los profesionales que haya contratado para hacer su trabajo.
Consejos
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Diseñe la dedicación para honrar la intención del edificio. Por ejemplo, los estudiantes podrían desempeñar roles significativos en la dedicación de un nuevo edificio escolar, o se podría invitar a los invitados a lanzar semillas de flores silvestres en la dedicación de un centro de jardinería público. Si el dinero para el nuevo edificio fue donado, planee tener una fiesta privada para los donantes la noche antes de la dedicación.
