Las compañías realizan gastos de manera continua para operar y mantener sus negocios, y esto es parte de un ciclo de incurrir y pagar gastos. La gerencia generalmente desea minimizar el costo de la compañía para adquirir y mantener su inventario, suministros y costos como parte del ciclo de gastos.
La empresa tiene otros ciclos, incluido un ciclo de ingresos que rastrea los pedidos de clientes y las previsiones de ventas, y un ciclo de producción que incluye actividades comerciales e información que proviene del proceso de fabricación del producto. El ciclo de gastos de una empresa gira en torno a la información del inventario y otros artículos que necesita comprar.
El ciclo del gasto en acción
La información fluye hacia y desde el ciclo de gastos. El ciclo de producción y el ciclo de ventas brindan información sobre cuándo y cuánto dinero necesita gastar una empresa en inventarios adicionales, por ejemplo.
La información fluye del ciclo de gastos con respecto a la cantidad de nuevo inventario recibido, la cantidad de dinero a pagar y las fechas de vencimiento de los pagos. Las empresas suelen utilizar tres tipos diferentes de transacciones en su ciclo de gastos, incluido un desembolso en efectivo, una compra a crédito y una devolución de compra.
Explicar el ciclo de compras
Una empresa típicamente inicia una compra preparando una orden de compra. Este documento se envía a un proveedor, y el proveedor rellena el pedido y prepara una factura, anotando el número de pedido de compra. Una vez que el vendedor envía el inventario, la empresa receptora registra el recibo, lo envía a su departamento de contabilidad, mientras coloca los bienes físicos en un área de almacenamiento para venderlos o convertirlos en otros bienes para la venta.
Las empresas deben gestionar el inventario manteniendo el recuento de las unidades en stock y determinando la velocidad o la velocidad a la que se venden esos artículos. Con el tiempo, el departamento de compras puede estimar la frecuencia con la que debe realizar un nuevo pedido de compra o un nuevo pedido de inventario para mantener los artículos en stock de forma continua.
Mostrando Gastos en Estados Financieros
Cuando una empresa compra inventario, muestra la compra como un gasto en su cuenta de resultados. El momento del gasto difiere, dependiendo de si la empresa utiliza la contabilidad de acumulación o en efectivo. Si la compañía comprara el inventario a crédito, vería la compra del inventario en el balance como un activo, y también como un monto de cuentas por pagar.
Saldo por pagar
Como parte del ciclo de gastos de una empresa, el saldo de sus cuentas por pagar puede continuar creciendo a medida que gasta más dinero para adquirir inventario y servicios. Cada mes, la compañía realiza pagos para reducir el saldo de las cuentas por pagar, o su dinero adeudado a los proveedores.
Una vez que la compañía paga una factura y reduce el saldo de sus cuentas por pagar, ha completado el ciclo de gastos. Las compañías tienen otras operaciones en un ciclo, incluido un ciclo de nómina en el que una empresa registra los salarios ganados por los empleados y luego emite cheques de pago periódicos.
Se produce un ciclo de ventas o ingresos cuando la empresa vende bienes o servicios, los entrega a los clientes, emite una factura y recibe el pago. Un ciclo de financiamiento tiene lugar cuando una compañía emite deuda, como bonos corporativos, y luego la cancela.
