Los accidentes ocurren. A veces los resultados son menores; Algunos accidentes, como accidentes en trenes o aviones, derrames de sustancias químicas u otras sustancias o explosiones pueden tener consecuencias drásticas. A raíz de un incidente tan serio, el público tiene derecho a saber qué sucedió y qué está sucediendo para solucionar lo que sucedió. El departamento de relaciones públicas de una empresa puede proporcionar a los medios una declaración de espera inicial que establezca los hechos básicos sobre el incidente y que la gente sepa que usted está lidiando con la situación. La declaración debe estar cuidadosamente escrita en un lenguaje claro y conciso.
Designe a una persona para redactar y / o entregar la declaración de retención a los medios de comunicación. Normalmente, las empresas emplean un personal de relaciones públicas para manejar estos asuntos. Sin embargo, entienda que los medios de comunicación pueden necesitar escuchar a los responsables de la toma de decisiones en la empresa, como el propietario o el director ejecutivo.
Comience su declaración sostenida expresando su preocupación por las víctimas y su empatía por la situación.
Indique los hechos básicos del incidente. De acuerdo con SAE Communications, su declaración de tenencia debe responder las preguntas básicas de lo que sucedió, quién estuvo involucrado, cuándo sucedió, dónde ocurrió y por qué sucedió. No pase por alto ni ignore ninguno de estos puntos. Si hay hechos que no están listos para ser compartidos, generalmente puede explicar la razón de esto; por ejemplo, desea notificar a las familias de las víctimas antes de dar a conocer sus nombres. Del mismo modo, puede negarse a discutir la causa del incidente en cualquier detalle hasta que los resultados de la investigación estén completos.
En la mayoría de los casos de un accidente o incidente grave, las empresas no operan solas, sino que cooperan con los primeros respondedores y otras organizaciones, generalmente relacionadas con el gobierno. Mencionar a esas agencias y el tipo de participación es una noticia importante, y también ayuda a aliviar los temores en general. La mayoría de las personas se tranquiliza al saber que las agencias de respuesta a emergencias están involucradas cuando ocurren emergencias.
Proporcione una línea de tiempo para cuando se dirija a los medios nuevamente y cómo los medios pueden comunicarse con la organización para obtener más información. Explique si y cuando el liderazgo de la compañía, como el CEO, estará disponible para abordar preguntas e inquietudes.
Advertencia
No especules ni entretengas en especulaciones sobre lo que no sabes, y no le eches la culpa. En el otoño de 2014, un paciente infectado con ébola fue dado de baja incorrectamente de un hospital de Dallas. En sus primeras declaraciones, el hospital culpó a sus enfermeras por la liberación; cuando dos enfermeras involucradas en la atención del paciente se infectaron posteriormente, el hospital sugirió que habían incumplido el protocolo. El hospital se retractó de esas acusaciones ante información adicional que sugería que las enfermeras no habían hecho nada malo y que, de hecho, el personal médico era responsable de los errores, pero su reputación para ese entonces estaba severamente empañada.
