Las resoluciones son documentos formales que se utilizan para consolidar y documentar los votos en una decisión tomada por miembros de la junta directiva de una organización gubernamental sin fines de lucro o del sector público. Las decisiones normalmente se refieren a asuntos financieros, implementación de políticas o cualquier adopción, autorización o aprobación de acciones que tome la entidad sin fines de lucro o gubernamental.
Formatee una resolución colocando la fecha de la resolución y un número de resolución o referencia en la parte superior del formulario de resolución. Si se está votando la primera resolución, el número puede ser 00001, y todas las demás resoluciones después de la primera se numerarán en secuencia.
El nombre de la resolución debe estar titulado por el tema. Por ejemplo, un título posible podría ser "Aprobación del presupuesto para el año fiscal".
El lenguaje de la resolución debe ser formal, comenzando con la primera oración que hace referencia a la responsabilidad de la junta. Un ejemplo es "Considerando que es responsabilidad de la Junta aprobar todos los presupuestos de la organización sin fines de lucro XYZ".
La siguiente oración o la siguiente porción de la resolución debe documentar los hechos o el razonamiento por el cual se toma la acción. Por ejemplo, "Considerando que el personal financiero de la organización sin fines de lucro XYZ desarrolló el presupuesto basado en los proyectos, los gastos y los costos operacionales de la organización XYZ, y que el contador de XYZ ha auditado y revisado todos los estados financieros del año fiscal anterior; y mientras que el presupuesto actual consiste en cifras proyectadas basadas en gastos anteriores y gastos proyectados y estados contables ".
La última declaración sobre la resolución consiste en la acción que se vota, como por ejemplo, "Ahora, por lo tanto, debe resolverse aprobar, aprobar y autorizar el presupuesto de XYZ para el año fiscal". La siguiente porción de la resolución enumera los nombres de los miembros de la junta que votaron sobre la resolución y un espacio junto con su voto de aprobación o desaprobación. La resolución se aprueba si la mayoría de los miembros de la junta vota "sí" y la resolución no se aprueba si la mayoría de los miembros de la junta vota "no". Se debe colocar una firma del Presidente de la Junta en el documento junto con la grabación de la votación.
