Cómo programar citas

Para que su oficina se ejecute de manera efectiva y eficiente, deberá poder programar sus citas correctamente. Si deja pasar demasiado tiempo entre las citas, perderá tiempo valioso y reducirá la productividad. Por otro lado, las citas con exceso de horarios pueden llevar a largos tiempos de espera que irritarán a los clientes y posiblemente harán que se levanten y se vayan. Hay algunas cosas que debe considerar para crear un programa que beneficie a todos.

Decida si desea utilizar un libro de citas o un programa de software de computadora. Ambos son igual de efectivos, aunque la computadora puede extraer información mucho más rápido que buscarla en un libro. Los libros de citas y los programas de software están ampliamente disponibles en las tiendas y en línea. Otra opción es utilizar un calendario gratuito basado en la Web para su programación; Esto ofrece la ventaja de acceso desde cualquier computadora.

Bloquee todos los días que su oficina estará cerrada. Esto puede incluir fines de semana, días festivos, fechas de vacaciones y cualquier otro evento que pueda ocasionar el cierre de la oficina. El bloqueo de estas fechas con anticipación garantizará que no haga citas de forma accidental cuando no haya nadie cerca.

Bloquee las horas del día en que no está tomando citas. Por ejemplo, no puede comenzar a tomar citas hasta después de las 9 a.m. Luego, puede tomar una hora para el almuerzo desde el mediodía hasta la 1 p.m. Su día en la oficina puede terminar a las 5 p.m., por lo que no querrá programar ninguna cita después de las 4:30 p.m.

Decida la cantidad de tiempo que necesita para cada cita. El consultorio de un médico puede establecer su tiempo en bloques de quince minutos, mientras que una peluquería puede optar por treinta minutos. Si una cita tomará más tiempo, se pueden reservar dos bloques de tiempo para una persona. Por ejemplo, una permanente puede tomar una hora. Un peluquero podría reservar dos bloques de media hora para ese cliente.

Haga las citas en función de las necesidades del cliente. Si el cliente tiene que estar en casa a las 3 p.m. para que sus hijos bajen del autobús escolar, usted querrá programar un horario para 1 p.m. cita. Siempre haz lo mejor para acomodar al cliente.

Consejos

Siempre entregue al cliente una tarjeta de cita para recordarle su futura cita. Llame a todas las citas el día anterior para que pueda confirmar que todavía están llegando.