Una Solicitud de Propuesta (RFP) es un documento en el cual usted solicita a los contratistas que ofrezcan por el trabajo que desea realizar. Describe los detalles de las tareas, las calificaciones requeridas, los términos del contrato, el plazo de presentación y las instrucciones sobre cómo responder. Por lo general, envía una carta de intención unas semanas antes de la propuesta de respuesta real a la RFP. Esto le da al emisor de RFP una idea de cuántas respuestas esperar. Si bien puede encontrar plantillas de RFP y carta de intención de calidad en línea, es aconsejable explorar primero ejemplos de cómo debe responder y qué incluir o dejar de lado.
Descifra los detalles
Antes de responder a una RFP, léala detenidamente. En última instancia, su propuesta de respuesta debe incluir detalles sobre cómo producirá resultados que cumplan con los requisitos. Tenga cuidado si los requisitos de RFP no establecen claramente las funciones deseadas o si son ambiguas de alguna manera. No desea encontrarse con deficiencias en el cumplimiento de los requisitos al final del proyecto. Busque métricas que definan cómo se medirá su cumplimiento. Evaluar las sanciones por incumplimiento y sopesar el riesgo. Comprenda cómo se documentaría, supervisaría y gestionaría cualquier contrato resultante para hacer cumplir el acuerdo. Si el emisor está abierto a preguntas, contáctelos para resolver cualquier cosa que sea vaga. Entonces, puede enviar su carta de intención con confianza.
Ejemplo básico y esquema de una carta de intención de RFP
Una vez que decida responder, envíe de inmediato una carta de intención de la RFP a la compañía emisora de la RFP indicando que planea enviar una propuesta. Esto garantiza que recibirá cualquier actualización o cambio en la RFP original. No responda con una carta escrita a mano ni use el correo electrónico a menos que se le indique explícitamente que lo haga. Comience su carta indicando por qué está interesado. Reconocer el plazo. Incluya su información de contacto. Como ejemplo del cuerpo de su carta, puede ser tan simple como:
"Nos gustaría indicar nuestro interés en la Solicitud de Propuesta (RFP) a la que se hace referencia y recibir una notificación sobre cualquier actualización antes de enviarla en la fecha requerida".
Puedes, por supuesto, incluir más detalles. Evite hacer preguntas aclaratorias, lo que puede hacer que su intención sea ambigua.
¿Qué pasa con un tiempo para negociar?
Las negociaciones de precios normalmente comienzan más tarde, como en la etapa de oferta inicial, si se hace la lista corta. Sin embargo, puede elegir incluir uno o dos párrafos en la carta de intención, describiendo las necesidades de financiamiento del proyecto. Pero tenga en cuenta que abordar los asuntos financieros demasiado pronto en el proceso puede afectar su posibilidad de calificar un contrato.
Envíalo de forma segura
Usted quiere asegurarse de que su carta llegue; Envíelo por correo certificado para que reciba un recibo con el registro de entrega. (Este servicio postal de Estados Unidos ofrece este servicio por una tarifa baja; consulte su sitio web para conocer los precios actuales). También puede hacer un seguimiento de la información de entrega en línea. Entonces debería estar listo para escribir su propuesta real para definir los derechos y obligaciones contractuales.
