Se requiere que las corporaciones redacten los estatutos durante el inicio que establecen los procedimientos para la administración general de la compañía. Los estatutos generalmente establecen el número máximo de miembros de la junta que pueden formar parte de la junta directiva de la corporación, la cantidad de tiempo que cada uno puede servir y el proceso para agregar o reemplazar miembros. Una vez que los estatutos son ratificados por la junta directiva inicial, sus disposiciones solo pueden modificarse mediante enmienda, ya sea a través de los procedimientos de enmienda establecidos en los estatutos o por mayoría de votos.
Consulte los estatutos de la corporación para determinar los procedimientos para administrar la composición de la junta directiva. Si actualmente hay menos miembros en la junta directiva de los que autorizan los estatutos, siga el protocolo de nominación y votación establecido por los estatutos para agregar un nuevo miembro. Los estatutos típicos requerirán que un miembro potencial de la junta sea nominado y examinado por la junta actual, cuyos miembros luego votarían sobre la candidatura. El nuevo miembro se puede agregar a la junta directiva si la mayoría de los miembros actuales vota a favor.
Proponer una enmienda a los estatutos si la junta está actualmente en el número máximo de miembros permitido. Se debe hacer circular una enmienda antes de una reunión general de la junta, se debe discutir en la reunión y se debe votar. Si la mayoría de los miembros de la junta está de acuerdo con el cambio, la enmienda será ratificada y el nuevo director procesado de acuerdo con los procedimientos ordinarios. Algunas corporaciones requieren que los cambios a los estatutos sean ratificados por la mayoría de los accionistas en lugar de la mayoría de la junta, en cuyo caso el asunto debería agregarse a la agenda de una junta general de accionistas y votarse allí.
Presente la candidatura del director potencial a la junta actual y vote sobre el asunto si la corporación no ha adoptado los estatutos. Ciertas corporaciones operan sin estatutos. Aunque esto no es aconsejable y va en contra del estatuto de formación corporativa en la mayoría de los estados, no existe un organismo regulador que verifique si una corporación ha establecido los estatutos por escrito. Una junta puede simplemente votar para agregar un nuevo miembro cuando no exista un procedimiento de control.
Conmemorar la incorporación del nuevo director en el registro corporativo. Haga que el secretario de la junta incluya los resultados de la votación y los detalles pertinentes de la discusión que examina al candidato en el acta de la reunión de la junta. Agregue la información de contacto del director y el currículum a los archivos de personal de la empresa. Ajuste el historial oficial de la junta para anotar la fecha de la adición en caso de que haya problemas legales en el futuro y la corporación tenga que consultar quién estuvo sentado en la junta en un momento determinado. Realice cambios en todas las comunicaciones públicas que enumeran los miembros actuales de la junta.
Consejos
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Considere establecer una junta asesora en lugar de agregar miembros a la junta directiva o enmendar los estatutos. Un consejo asesor involucra a los partidarios sin obligarlos a supervisar los asuntos de la corporación. Puede contar con personal sin adherirse a las formalidades necesarias para los miembros de la junta directiva en virtud de los estatutos. Los miembros de la junta asesora pueden ser tan útiles para la corporación como los miembros de la junta regular.
