Iniciar o administrar un negocio es una aventura emocionante que trae consigo una gran cantidad de tareas, como hacer un seguimiento de la salud financiera de su organización. Hay más de un enfoque para la administración financiera, por lo que elegir la base de contabilidad correcta para su organización es crucial para obtener una imagen precisa de las tendencias financieras y hacer proyecciones para su negocio. El método de contabilidad que decida también puede impactar cuando sus activos son fluidos. Ya sea que utilice un contador o realice un seguimiento de los ingresos y gastos, elija un solo método de contabilidad y cúmplalo para mantener la coherencia y la precisión.
Bases de la contabilidad
Los dos tipos de contabilidad que utilizan la mayoría de las empresas son el método de base devengada y el método de base de efectivo. Algunas empresas utilizan el método de base de efectivo modificado, que combina principios de los métodos de base de acumulación y efectivo.
Si bien cada método de contabilidad registra los activos, pasivos y patrimonio, difieren en el momento en que se registra cada uno, lo que repercute en el panorama financiero de una empresa en un momento dado.
Los tres componentes principales de la fórmula contable básica (que deben equilibrarse en todo momento) son los siguientes:
- Bienes: Los activos se refieren a activos tangibles e intangibles de una empresa, como efectivo, terrenos, inventario, edificios, cuentas por cobrar, inversiones y otros elementos financieramente viables. Activos igual pasivos más patrimonio.
- Pasivo: Los pasivos se refieren a las obligaciones financieras de una empresa para pagar a sus acreedores las cuentas por pagar, los salarios acumulados y los préstamos.
- Equidad: El patrimonio propio o el patrimonio de los accionistas se refiere a las ganancias disponibles. El patrimonio más los pasivos son activos iguales.
Método de acumulación de contabilidad
El método de acumulación de la contabilidad informa los ingresos en el estado de resultados cuando se obtienen y compara los gastos relacionados cuando se produce el gasto, no cuando se pagan las facturas. Los resultados contables devengados en un estado de resultados que proporciona una representación precisa de la rentabilidad de su negocio durante un período específico. Por ejemplo, si un representante de ventas realiza una venta grande el 15 de diciembre pero no espera recibir el pago hasta el 15 de enero del próximo año calendario, el método de acumulación de ingresos registra la venta como ingresos en diciembre.
Del mismo modo, si un proyecto grande requiere ordenar materiales este mes, el método de acumulación de contabilidad registra la factura como un gasto, en lugar de esperar hasta que se pague. Este método ayuda a mantener un registro del dinero que necesita reservar para pagar la factura. También ayuda a evitar errores en los que accidentalmente compra algo con dinero ya designado para otro propósito.
Si se incurre en gastos debido a los ingresos recibidos, como los suministros necesarios para instalar los muebles que pidió un cliente, estos gastos se comparan y registran con los ingresos en lugar de enumerarse por separado, dando una imagen razonablemente precisa de qué capital estará disponible una vez que finalice el proyecto. Esto es útil porque evita que tanto los activos como los pasivos se inflen, lo que puede suceder cuando se registran por separado. También hace que el seguimiento de los márgenes de ganancias sea simple y rápido, ya que los ingresos y gastos del mismo proyecto se rastrean juntos.
Si bien mantener una perspectiva amplia y de largo plazo sobre las finanzas es útil en la contabilidad empresarial, el método de acumulación no está exento de inconvenientes. La contabilidad de acumulación requiere más estimación y conjeturas que la contabilidad de efectivo, que solo se ocupa de los ingresos y gastos a medida que se producen. Por ejemplo, es posible contar los ingresos antes de que realmente estén en su cuenta bancaria y luego gastarlos, enviando un nuevo negocio al rojo o incluso a la bancarrota.
El método de acumulación también toma más tiempo y es mejor supervisado por un contador profesional que conoce los entresijos de cómo utilizar el método de contabilidad de acumulación con precisión. Un área de contabilidad que es mejor dejarla en manos de los profesionales es estimar la deuda incobrable o los ingresos que no es probable que surjan. Si bien su negocio probablemente tiene clientes en su mayoría confiables que pagan sus facturas puntualmente, habrá quienes paguen sus facturas tarde o no. Un contador profesional sabe cómo estimar estas pérdidas para darle una imagen relativamente precisa de la salud financiera de su negocio.
Base de efectivo de la contabilidad
La base de efectivo de la contabilidad registra los ingresos cuando se recibe dinero y los gastos cuando se pagan. Por ejemplo, imagine que su empresa compra 75 unidades de conducto para un próximo proyecto de construcción, pero la factura no llega hasta un mes después de recibir la mercancía. Su cuenta bancaria es un poco escasa, por lo que espera otra semana para pagar la factura una vez recibida. No registra el gasto hasta ese momento, a pesar de que su empresa ya haya colocado el conducto en el proyecto de construcción. Para una pequeña empresa, puede sentirse como un alivio no tener que registrar un gasto hasta que se pague, pero también puede ocasionar que accidentalmente gaste de más su presupuesto y que no pueda pagar el dinero que le debe a un acreedor rápidamente.
Los mismos principios se aplican a los ingresos. Por ejemplo, usted firma un contrato con un nuevo cliente que acepta pagarle a su empresa varios miles de dólares al finalizar un proyecto importante, que le llevará un par de meses para completar. Mientras tanto, su empresa debe comprar materiales y completar el trabajo, que es un gasto. Al utilizar la base de contabilidad en efectivo, solo tiene los fondos que están actualmente en su cuenta bancaria disponibles para comprar suministros. Si bien no va a entrar en números rojos por accidente con el banco, ahora tendrá una imagen inflada de los gastos y una imagen inflada de sus ingresos en dos meses cuando se complete el proyecto. Esto hace que cualquier registro de efectivo disponible para su empresa sea inexacto y no confiable.
Si bien el método contable de base de efectivo no es tan preciso como el devengo en el largo plazo, una ventaja es que no requiere tanto margen de maniobra como el devengo. La estimación requerida por la base de acumulación es utilizada de manera más segura por una empresa que es rentable, con suficiente apalancamiento financiero para cubrir los gastos antes de que se reciban los ingresos. Su negocio puede comenzar con el método de contabilidad de base de efectivo y luego, con la ayuda de un contador profesional, pasar a la base de acumulación (o devengo) a medida que aumenta su capital.
Base de efectivo modificada de la contabilidad
La base de contabilidad de efectivo modificada combina los puntos fuertes tanto de la base de acumulación como de la base de contabilidad. En este método, el ingreso se documenta a medida que se gana, utilizando el método de acumulación. Al mismo tiempo, los gastos se documentan cuando se pagan, como en el método contable en efectivo. Aunque el método de base de efectivo modificado no se adhiere a los principios de contabilidad generalmente aceptados o los PCGA, algunos propietarios de negocios creen que reúne lo mejor de los dos métodos principales de contabilidad.
Por ejemplo, si contrata construir una casa en octubre que se terminará en enero, los ingresos se registran en octubre. Los materiales de construcción que se compran hacia la finalización del proyecto se registran gradualmente a lo largo del proyecto.De esta manera, su empresa mantiene un registro preciso de los ingresos y las ventas, al tiempo que tiene la flexibilidad de mantener los activos fluidos el mayor tiempo posible durante el proceso de construcción en sí. En consecuencia, la base de contabilidad modificada en efectivo puede ser útil para algunas pequeñas empresas que tienen grandes proyectos sin que la cuenta bancaria grande coincida.
La desventaja más importante del método modificado de contabilidad de base de efectivo es cuando un agente o auditor externo examina los registros financieros de su empresa. Debido a que este método no se ajusta a los PCGA, deberá regresar y convertir todos sus registros al método de base de efectivo o al método de contabilidad de base devengado. Este exceso de trabajo le costaría tiempo y dinero a su organización a largo plazo.
