La mayoría de los sistemas contables ofrecen informes de antigüedad de A / P (cuentas por pagar) para ayudar a los gerentes a controlar los pasivos actuales. Este informe muestra lo que una empresa debe, a quién y por cuánto tiempo. Cuando el efectivo es escaso, es común programar los pagos de facturas de acuerdo con el vencimiento y no pagar todas las facturas al mismo tiempo.
Significado
Un informe de A / P sobre el envejecimiento no solo ayuda a las empresas a gestionar los flujos de efectivo, sino que también les permite aprovechar los descuentos por pago anticipado. Este informe popular contiene información detallada, que la administración puede usar para identificar errores y discrepancias. El total en un informe de antigüedad generalmente representa la responsabilidad actual total de una empresa y debe coincidir con el saldo a pagar en el libro mayor. Por ejemplo, si un informe de antigüedad muestra que se deben $ 200, esta cantidad también debe estar en el libro mayor. Si ese no es el caso, se requiere investigación para identificar problemas y corregirlos.
Los formatos
Los informes de antigüedad se pueden preparar por proveedor, fechas de facturación, fechas de pago y otros formatos. El estilo más común muestra los nombres de los proveedores a la derecha y cuatro columnas llamadas "dentro de 30 días", "entre 30 y 60 días", "entre 61 y 90 días" y "más de 90 días". Los números se colocan dentro de estas columnas dependiendo de cuánto tiempo está pendiente una factura.Por lo general, este informe contiene una columna "total" a la derecha, donde se suman todos los números de columna y se calcula un pasivo total
Análisis
Además de asegurarse de que las facturas se paguen a tiempo, los gerentes utilizan el informe de antigüedad de A / P para analizar los flujos de efectivo y cómo los pasivos se correlacionan con los inventarios y el costo de los bienes vendidos. Las relaciones financieras pueden ser útiles en el análisis, como la proporción de "días por pagar", que se calcula dividiendo el promedio de las cuentas por pagar por el costo de los bienes vendidos por día. Cuando esta relación es demasiado baja o demasiado alta, es hora de analizar el envejecimiento y encontrar áreas que podrían mejorarse.
Consideraciones
Para que los informes de antigüedad proporcionen información significativa, los datos ingresados en el sistema de cuentas por pagar deben ser precisos. Asegúrese de que los períodos anteriores estén cerrados para evitar la publicación de entradas a períodos incorrectos en el pasado. Además, busque duplicados en el archivo maestro de cuentas por pagar, un problema común en esta área, donde un proveedor puede haber ingresado más de una vez. Algunos sistemas permiten que los proveedores se fusionen fácilmente, corrigiendo la duplicación del problema de registros. Use esta función si está disponible, porque la alternativa es transferir los datos manualmente, lo que no es un proceso eficiente.
