Cómo configurar una rifa

Llevar a cabo una rifa puede ser una forma emocionante de recaudar dinero para su proyecto filantrópico, viaje a un club u otra actividad especial. Por lo general, una actividad grupal, una rifa proporciona a los voluntarios una manera de ayudar a su causa y permite que uno o más partidarios se diviertan ganando. Siga los pasos a continuación para llevar a cabo una rifa exitosa.

Primeros pasos

Determine si su organización tiene permitido recaudar dinero mediante una rifa. Si usted y los otros miembros de un club recreativo independiente deciden realizar una rifa entre ustedes, esto no es una consideración. Sin embargo, si desea recaudar dinero mediante la venta de boletos a no miembros, es decir, al público, debe verificar las leyes locales y estatales que rigen el comercio y, en ocasiones, los juegos.

Averigüe qué tipo de regulaciones necesita para cobrar y contabilizar el dinero. Las leyes locales y estatales regulan cómo hacer esto. Compruebe si su organización necesita un estado particular de exención de impuestos para realizar una rifa.

Determine la actitud de cualquier grupo más grande al que esté afiliado hacia los sorteos. Si su grupo es un capítulo de una organización más grande, verifique los estatutos para asegurarse de que está cumpliendo. Algunas denominaciones religiosas y organizaciones cívicas nacionales prohíben los sorteos, por razones éticas relacionadas con el juego o como parte de su misión más grande de servicio a la comunidad.

Organizando tu rifa

Decida cuánto dinero quiere recaudar su grupo. Esto determinará cómo ubicará los premios, programará y publicará su rifa y venderá suficientes boletos. Si, por ejemplo, su objetivo principal es honrar a una artesana talentosa al sortear su hermosa colcha en su bazar anual, solo necesitará unas pocas personas para realizar su rifa. La rifa de un automóvil para recaudar una contribución importante a la campaña nacional de una organización de padres requerirá más gente y más planificación.

Establezca un horario que sus voluntarios puedan cumplir. Permita tiempo para localizar premios, imprimir boletos y dar a conocer su proyecto a la comunidad. Asegúrese de que los voluntarios entiendan sus responsabilidades y puedan llevarlos a cabo. Establezca un medio para recolectar y contabilizar el dinero antes de comenzar otras actividades. También debe establecer las reglas para su publicidad: los compradores de boletos deben saber el propósito de la rifa, la hora y la fecha del sorteo y cómo se notificará a los ganadores. Esta información debe aparecer en los avisos, comunicados de prensa y carteles, así como en sus boletos.

Asigne responsabilidades de voluntario y prepárese para brindarles apoyo si lo necesitan. Aunque hayas establecido un comité que está oficialmente a cargo de la rifa, asegúrate de que todos los demás miembros del grupo estén bien informados y sean alentados a participar. Un voluntario que tiene un accidente o una enfermedad repentina puede necesitar ayuda. Lograr que todos sus voluntarios participen en la rifa en algún nivel hace que sea más fácil reemplazar a un miembro del comité o ampliar las responsabilidades que dejar que la membresía general deje el trabajo exclusivamente para el comité.

Determine si necesita dinero para recaudar dinero y establezca un presupuesto. Esto debe incluir los costos de impresión de boletos y afiches, el envío postal para cualquier publicidad enviada por correo, el transporte para los premios si es necesario y los gastos de hospitalidad relacionados con su sorteo. Establezca un método para reembolsar los gastos de bolsillo de los voluntarios. Por ejemplo: a su organización se le ha dado un carrito para la rifa de su programa juvenil. Este es un premio fabuloso, ¡pero asegúrese de saber cómo llegará el ganador al ganador! Debe ser específico: el donante realizará la entrega de forma gratuita; un voluntario lo hará si pagas gasolina por su camión; o el ganador debe hacer sus propios arreglos.

Obteniendo resultados

Consulte con frecuencia con voluntarios durante el período de publicidad y venta de entradas. Asegúrese de que se corra la voz, responda las posibles preguntas o confusiones y asegúrese de que el dinero se recaude y se entregue de inmediato. Sobre todo, asegúrese de que sus voluntarios sepan cuánto se valora su trabajo.

Conduce tu dibujo según lo programado. Si lo está convirtiendo en un evento especial, puede proporcionar refrescos para los asistentes. Invita a tus donantes de premios. Asegúrese de que todos sus voluntarios sepan exactamente cuándo es el sorteo y quién ganó.

Planee una forma de agradecer a sus voluntarios por su arduo trabajo. Escriba a cada uno una carta, déles un pequeño regalo de agradecimiento o haga una fiesta de agradecimiento. Has logrado tu objetivo con una gran rifa. Reconozca el trabajo de sus voluntarios y estarán listos para ayudar con el próximo evento.