Una reunión puede definirse como un proceso de trabajo colaborativo diseñado para responder a quién, por qué, cómo y qué de un objetivo en particular. Las características de las reuniones ineficaces incluyen participantes pasivos y una regurgitación de los temas discutidos previamente. Las reuniones efectivas son esencialmente lo opuesto a eso. Las reuniones efectivas pueden aumentar la productividad, la moral de los empleados y las ganancias.
Función
Los cinco pasos para preparar y llevar a cabo reuniones efectivas, también conocidas como las cinco P, son: propósito, plan, participantes, participación y perspectiva, tenga en cuenta a David Whetten y Kim Cameron en el libro "Desarrollo de habilidades de gestión". El propósito establece claramente la intención de la reunión. El plan es el curso de acción durante la reunión. Los participantes incluyen asistentes y facilitadores. Es necesaria la participación de los asistentes y de los facilitadores. La perspectiva es el objetivo que la reunión pretende lograr y un resumen de los acuerdos que resultan de la reunión.
Herramientas
Los juegos se encuentran entre las herramientas más efectivas para llevar a cabo reuniones exitosas. Se recomiendan juegos rápidos, baratos, adaptables, de bajo riesgo y participativos. La lluvia de ideas es otra herramienta que se utiliza para recopilar información y explicar un problema o situación. Otras herramientas para reuniones efectivas incluyen cuestionarios, encuestas, entrevistas y hojas de trabajo.
Caracteristicas
Las reuniones efectivas son imaginativas, participativas, innovadoras y atractivas. Comienzan y terminan a tiempo. A alguien se le asigna un seguimiento de los minutos y la agenda. Los descansos programados ocurren en los horarios designados. Se animan las discusiones animadas y positivas. Los participantes pueden evaluar la reunión. Las reuniones efectivas terminan en una nota amistosa con el facilitador asegurando que exista armonía entre los participantes.
Frecuencia y Duración
Peter Honey escribe en el libro "Mejore las habilidades de su gente" que las reuniones efectivas se llevan a cabo idealmente un máximo de una vez por semana, generalmente para los mismos participantes. Las reuniones más exitosas se acaban en una hora y normalmente no se extienden a dos horas.
Significado
Las reuniones mal gestionadas tienen un impacto negativo en la moral de los empleados, haciendo que algunos se vuelvan escépticos y pesimistas, mientras que otros se vuelven apáticos y desatentos. Reuniones ineficaces, señala Barbara J. Streibel en el libro “La Guía del administrador para reuniones efectivas”, le cuesta a las empresas miles de millones de dólares cada año en oportunidades perdidas y tiempo perdido. Dañan la imagen de una organización, resaltan su gestión ineficaz y reducen la productividad. Las reuniones efectivas conservan dos de los recursos más valiosos de una empresa: tiempo y talento. Reuniones colaborativas y efectivas dan energía a los empleados.
