Al crear un sistema contable, las empresas y las organizaciones sin fines de lucro deben establecer un marco para el control interno. El proceso de control interno ayuda a garantizar que el sistema funcione bien y que todos los empleados involucrados se desempeñen como se espera. Tener una función comercial tan esencial proporciona una seguridad razonable al reducir la probabilidad de errores y salvaguardar los activos de la organización. Debido a su importancia, las empresas deben considerar los principios fundamentales del control interno.
Responsabilidades
Las empresas deben establecer claramente las responsabilidades. Asignar responsabilidades específicas a las personas garantiza que entiendan cuál es su parte en el mantenimiento del control interno. Si se pasa por alto una responsabilidad de control interno, un sistema de control interno efectivo dejará en claro quién no está realizando una tarea asignada.
Mantenimiento de registros
La memoria no es una herramienta infalible, especialmente cuando se trata de grandes cantidades de información o transacciones. Tener procedimientos correctos de mantenimiento de registros permitirá a las compañías tener un historial preciso de transacciones a la mano. Dichos datos históricos le permiten a la compañía referirse a él más tarde, si se descubre un problema o si es necesaria una aclaración.
Seguros y fianzas
Desafortunadamente, incluso el mejor sistema de control interno no puede evitar la pérdida de un activo. Al asegurar los activos y vincular a los empleados, una organización puede estar segura de que se le reembolsará el valor de un activo si el activo es robado o malversado de otra manera.
Activos y custodia
En un sistema de control interno, las personas que tienen acceso físico al efectivo y otros activos no son las mismas personas que mantienen los registros relacionados con ese activo. Si, por ejemplo, la persona responsable de mantener los registros de caja chica era la misma persona que tenía la llave de la caja de caja chica, sería fácil para esa persona ayudarse con el dinero y falsificar la caja de caja chica. La persona que mantiene registros de activos no debe poder acceder físicamente a los activos que está siguiendo.
Responsabilidad por transacciones relacionadas
A veces, se deben completar varias tareas para completar una sola transacción. En este caso, es importante que diferentes empleados realicen las tareas separadas que conforman la transacción. Esto asegura que haya más de una persona involucrada en completar la tarea, lo que aumenta las probabilidades de que se descubran errores o actos fraudulentos.
Controles tecnológicos
Las alarmas antirrobo, los teclados electrónicos y otras características de seguridad basadas en la tecnología pueden ayudar a las organizaciones a proteger sus activos. La tecnología a menudo puede ir donde la gente no puede, y puede estar en el trabajo las 24 horas del día sin necesidad de pagos o descansos adicionales. Las empresas inteligentes aumentan sus sistemas de control interno con tecnología apropiada y rentable.
Revision independiente
Las empresas deben revisar sus sistemas de control interno con regularidad. Esto debe ser realizado por una persona que no realizó ninguno de los trabajos que se verificaron. Un evaluador independiente puede informar objetivamente sobre el trabajo que se realiza a lo largo del proceso de control interno y no tiene ninguna razón para cubrir errores o ser demasiado optimista sobre los procedimientos de control.
