Una solicitud de oferta o solicitud de propuesta, o RFP, es un documento realizado por una empresa u organización para proveedores. Por ejemplo, una empresa de construcción puede necesitar carpinteros o un hospital puede necesitar un diseñador web para crear un sitio. Las RFP son generalmente documentos formales con pautas para el vendedor. Incluyen detalles sobre el negocio que realiza la solicitud, las especificaciones del proyecto empresarial, el proceso de solicitud de proveedores, el proceso de selección para elegir un proveedor o proveedores, el proceso de contrato y el proceso de comunicación durante la solicitud.
Recoge toda tu información de antemano. Tenga sus estados financieros, presupuestos, contratos, acuerdos y cualquier otro documento pertinente que pertenezca al proyecto. Esto hará que escribir su RFP sea más fácil.
Escriba un resumen o introducción, a veces llamado "resumen ejecutivo". Esta sección presenta el negocio u organización que realiza la solicitud y su lugar dentro de su industria. El resumen también presenta de manera destacada el proyecto o la necesidad comercial para la cual se buscan solicitudes.
Presente las especificaciones claramente, en términos a los cuales los vendedores responderán. Defina la naturaleza y el alcance de su proyecto, sus necesidades, su resultado esperado y cualquier otra información esencial. Se específico; Hay una diferencia significativa entre la necesidad de un sitio web diseñado y la necesidad de un sitio web diseñado, actualizado y administrado regularmente.
Indique claramente las instrucciones sobre cómo se manejará el proceso de comunicación durante el proceso de solicitud. Si desea que los proveedores se pongan en contacto con una sola persona en su organización, déjelo en claro. Si habrá una presentación para que los proveedores asistan, incluya todos los detalles al respecto. Si no desea que los proveedores se comuniquen con usted durante el proceso, indíquelo definitivamente. Tome una decisión sobre cómo recibirá las ofertas, si deben sellarse y cuál es la fecha límite.
Explique que la RFP no es un contrato y que responder a ella no garantiza la selección. Asegúrese de incluir información que haga que la respuesta de un proveedor valga la pena. Establezca detalles sobre el presupuesto, el contrato, la forma de pago y la evaluación del trabajo mientras el proyecto está activo.
Incluya cualquier consideración legal, de copyright, de seguro y ética para que los proveedores lo consideren. Esto incluye, entre otros, acuerdos de confidencialidad, requisitos de proveedores minoritarios, regulaciones locales, consideraciones de seguridad y prácticas comerciales.
Especifique cualquier instrucción específica sobre cómo deben formatearse las respuestas. Instruya a los proveedores sobre cómo desea ver los números de sus propuestas, qué información deben incluir con sus propuestas, como copias de información de seguros o licencias comerciales.
Incluir una conclusión proyectada sobre el proceso de selección. Hágales saber a los proveedores si se les notificará o no si no obtienen el trabajo y qué esperar si se los selecciona para el puesto.
