Una carta de solicitud de oferta lo presentará como el creador de la oferta e invitará a los posibles respondedores a obtener más información. La carta resumirá y transmitirá los materiales y las instrucciones necesarias para responder a su invitación a ofertar. Le dirá a sus lectores quién es usted, qué está buscando y cómo responderá a las preguntas de los oferentes. Descubrirán cómo le gustaría recibir ofertas y cuál es su línea de tiempo. Si bien las cartas de solicitud de ofertas a menudo adoptan formatos de vista rápida, tabulares y de notas, puede usar una carta formal para presentar un resumen ejecutivo de su proceso de licitación y resaltar sus puntos clave.
Invite a los lectores a presentar propuestas de ofertas que cumplan con sus documentos de oferta adjuntos. Los documentos de su oferta pueden contener una descripción del proceso de evaluación y las instrucciones del oferente que especifican el formato y el contenido del material que se enviará. También pueden incluir los términos y condiciones que los licitadores deben esperar en un contrato, así como una descripción detallada o especificaciones de los servicios o bienes que solicita. Para orientación de sus lectores, proporcione una lista con viñetas de los documentos de oferta que adjuntó a su carta.
Identifíquese como el abogado de la oferta. Presente brevemente su negocio con una descripción general de su declaración de misión, ubicación y sitio web. Proporcione también el nombre y la información de contacto del punto de contacto del lector para todos los asuntos relacionados con la solicitud de oferta. Puede ser usted o alguien más a quien haya delegado la administración del proceso de licitación.
Describa el esfuerzo por el cual está solicitando ofertas. Ofrezca detalles tales como la ubicación, presupuesto, alcance y tamaño de la empresa. Discuta cómo el esfuerzo encaja dentro de sus metas y objetivos generales.
Presente su horario para todo el proceso de licitación. Indique sus plazos y ubicaciones para recibir cartas de intención, preguntas y propuestas de ofertas. Indique las fechas de cualquier evento planificado relacionado con la licitación, como una reunión previa a la licitación, apertura de ofertas y lista corta pública, selección o reuniones de premios.
Remita a los lectores a las instrucciones de su licitante adjunto para obtener instrucciones detalladas sobre qué enviar y en qué formato. Haga hincapié en prestar mucha atención a los formatos y requisitos prescritos, y mencione la posibilidad de descalificación de la oferta en caso de incumplimiento. Indique claramente la base o los criterios para la adjudicación de la oferta, y cualquier otra información que desee resaltar, como el número de copias requeridas y cómo se deben sellar, empaquetar y etiquetar las ofertas.
Repita su invitación a ofertar y luego agradezca al lector por su interés. Cierre formalmente la letra y luego firme su nombre y título.
Consejos
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Las licitaciones pueden volverse complejas. Consulte a un abogado antes de finalizar su carta y paquete de solicitud de oferta. Revise su carta de errores gramaticales y ortográficos.
Formato de bloque de su carta y luego imprimirla en su membrete.
