Para definir la administración del contrato en los términos más simples, es la tarea de garantizar que cualquier contratista cumpla con su trabajo de acuerdo con los términos y las estipulaciones que figuran en el contrato. La supervisión de las desviaciones de la captura y los términos no cumplidos a medida que ocurren significa que el proyecto o la persona tienen más probabilidades de tener éxito en la ejecución del contrato para corregir los problemas u omisiones mucho después del hecho, y no poco después de que ocurran. Las excelentes habilidades de administración de contratos son invaluables en las compañías que emplean contratistas de manera regular.
¿Qué es el procedimiento contractual?
Al crear un contrato, se inicia un proceso de siete pasos. Las siete etapas están bajo el paraguas de la gestión de contratos, y la administración de contratos no llega a su punto máximo hasta alrededor del paso cinco. Un administrador de contratos puede ser empleado para supervisar el contrato, y su función comienza tan pronto como comienza la conversación sobre un contrato. Pero con cualquier equipo de supervisión de grandes contratos, un gerente y un administrador pueden trabajar en conjunto en las siete etapas.
El primer paso es saber cuál será el objetivo del contrato. ¿Cuáles son los riesgos y expectativas? ¿Cuáles son las necesidades y la duración? ¿Por qué es necesario el contrato?
El segundo paso es todo sobre la autoría del contrato. El equipo legal debe estar a bordo para garantizar que no queden ambigüedades, ya que la falta de claridad puede hacer que un contrato sea vulnerable por el incumplimiento o el mal desempeño.
El tercer paso es cuando ocurre la negociación. La segunda parte recibe el contrato y aprovecha la oportunidad para solucionar cualquier problema que puedan tener o eliminar cualquier cosa que perciban como poco realista o injusta. Para evitar una negociación de contrato difícil, es aconsejable redactar el contrato después de alguna comunicación para que pueda comprender las expectativas de la otra parte. Una vez que comienzan las negociaciones y se produce el intercambio de dar / recibir, se llama "redlining", y puede complicarse si el equipo no está al tanto de los cambios. El uso de software de gestión de contratos puede hacer que esto, así como la supervisión administrativa, sea un proceso mucho más fácil. Hay un par de docenas de sistemas de software de administración muy recomendados que pueden hacer que un contrato sea más fácil, dependiendo de sus necesidades.
La aprobación viene en el paso cuatro. Para las empresas más grandes, puede ser necesario un proceso de auditoría o una reunión de la junta para revisar el contrato y obtener la aprobación. El software de administración puede simplificar esto haciendo posible la aprobación en tiempo real por parte de aquellos con autoridad para otorgarlo.
El quinto paso se trata de firmar la línea de puntos. Ejecutar el contrato significa obtener firmas y acuerdos finales. Pueden requerirse citas y testigos. Las firmas electrónicas legalmente vinculantes son útiles aquí cuando las partes no están en la misma ciudad o país. Un administrador se asegura de que todos estén a tiempo para completar el proceso de ejecución antes de que lleguen los plazos de firma.
Después de que el contrato haya sido aceptado y ejecutado, puede haber enmiendas y revisiones necesarias a medida que los proyectos y las tareas se ponen en marcha. La gestión de estos puede ser parte del rol del administrador del contrato y puede simplificarse a través de los programas de gestión de contratos. Mantenerse al tanto de los cambios y alteraciones es la sexta etapa del proceso del contrato.
El administrador del contrato está al frente y se centra en las responsabilidades ahora, a medida que comienza la séptima etapa del proceso de contratación. Debe haber hitos en el camino para que el administrador controle el progreso y el éxito de los servicios contratados. Las auditorías regulares significan captar deficiencias o aprovechar oportunidades que podrían surgir en el camino. Debe haber recordatorios y alertas establecidos para cosas como renovaciones y etapas de finalización, que deben comunicarse a todos los gerentes de nivel superior que necesitan mantenerse informados del progreso contractual. El administrador y el administrador de contratos deben ser comunicativos y proactivos para evitar que transcurran las demoras o las fechas de finalización sin acción.
¿Qué son las funciones de administración de contrato?
Hay mucho más en este trabajo de lo que parece. Para ser excelente en la administración de contratos, significa trabajar bien con ejecutivos y personal en todos los niveles. Ser un gran comunicador puede significar ayudar a crear contratos más efectivos y asegurar que se cumplan las necesidades y deseos de todos. Para este fin, deberán ser fluidos en la coordinación tanto interna como externa. Esto puede requerir la capacidad de trabajar con partes a nivel internacional y casi seguramente requerirá trabajar con los equipos legales y de adquisiciones.
Las habilidades de negociación del administrador del contrato no serán discutibles. Usarán el conocimiento y la comprensión para establecer los precios, las condiciones de cumplimiento y los términos, y al mismo tiempo ser el monitor de sala que se asegura de que se cumplan a medida que avanza el tiempo. También serán confiables analizadores de riesgo, pudiendo determinar si las enmiendas o las revisiones pueden estar en desacuerdo con los mejores intereses de su compañía.
Los administradores de contratos deben ser buenos no solo para resolver conflictos sino también para detectarlos antes de que se intensifiquen. Esto puede significar trabajar para crear un lenguaje claro y reglas que puedan aplicarse a futuros contratos, o incluso a los actuales, para resolver o evitar problemas.
Es necesario informar sobre el progreso a la gerencia y otros actores importantes, incluso si las cosas van bien, ya que muchos otros aspectos del negocio pueden verse afectados por cualquier éxito o hipo en el contrato.
Finalmente, monitorearán el flujo de efectivo para garantizar que los desembolsos y otros pagos contractuales se realicen de manera adecuada y en el plazo programado y que sean recibidos por las partes apropiadas.
Carreras en Administración de Contratos
La administración de contratos es un campo en crecimiento, y la Oficina de Estadísticas Laborales sugiere que las oportunidades de empleo pueden crecer un 10 por ciento entre 2016 y 2026, una trayectoria de crecimiento más alta que en la mayoría de las carreras. Dado lo importante que es el éxito de los contratos, este es un trabajo que requiere educación superior, con un mínimo de una licenciatura junto con una gran cantidad de experiencia en el trabajo relacionada con el contrato o una maestría en administración de empresas con títulos relacionados En contabilidad, economía y matemáticas. Licenciados en derecho también son a menudo adecuados para esta carrera.
Las industrias que requieren administradores de contratos están muy extendidas. La construcción es un área enorme para la administración y administración de contratos, y los solicitantes pueden beneficiarse de tener una educación en ingeniería o arquitectura además de un título en negocios. Sports es una gran división de administración de contratos, ya que todos, desde vendedores de alimentos hasta jugadores, tienen que estar bajo contrato. Cualquier tipo de empresa de fabricación o ingeniería necesitará una mano firme con los contratos. Las instituciones educativas, como los colegios y escuelas, tratan contratos de todo tipo constantemente, al igual que cualquier tipo de empresa gubernamental. Los profesionales de recursos humanos también se ocupan de la administración y gestión de contratos con regularidad.
Habilidades que cada administrador de contrato necesita
Puede haber un equipo legal involucrado en la creación de contratos, pero el trabajo del administrador es apoyar todos los niveles del proceso del contrato. Como resultado, necesitan tener habilidades excepcionales de lenguaje oral y escrito. La realidad de los contratos es que incluso una coma fuera de lugar puede alterar dramáticamente el significado de una línea, lo que podría traer consigo una seria reacción de retroceso. Eso significa que sus habilidades de comprensión de lectura deben ser de primera clase.
La supervisión del administrador se beneficiará de una atención meticulosa a los detalles, es el tipo de persona que probablemente advierta faltas de ortografía en el menú de un restaurante. También notan la calidad del trabajo y pueden detectar fácilmente inconsistencias.
El administrador del contrato debe tener ambas habilidades de liderazgo comprobadas pero también ser capaz de ser un jugador sólido en el equipo. Estas habilidades de juego en equipo y tendencias de gestión les servirán bien cuando llegue el momento de hacer informes, negociar entre las partes y los departamentos y completar la supervisión de la ejecución del contrato.
Si estas son habilidades que posee y le encanta la idea de una carrera desafiante en un campo en crecimiento, la administración de contratos puede ser la carrera para usted.
La Oficina de Estadísticas Laborales incluye a los administradores de contratos bajo el paraguas de los gerentes de servicios administrativos y establece que el ingreso medio en estas funciones administrativas para 2017 fue de $ 94,020.
