El software de gestión de contratos está diseñado para aumentar la eficiencia de los administradores de contratos encargados de desarrollar y mantener un gran flujo de trabajo de contratos de proveedores y proveedores. Proporciona una solución digital y una ubicación centralizada para gestionar los contratos. Una variedad de programas de software de gestión de contratos está disponible en el mercado y cada uno ofrecerá un conjunto diferente de características.
Desarrollar una base de datos de plantillas de contrato repetitivo. El software de gestión de contratos en general tiene la capacidad de almacenar categorías generales de contratos repetitivos que sirven como contratos repetitivos para nuevas negociaciones. Clasifique la base de datos de contratos para ayudar a los administradores a administrar grandes cantidades de contratos de proveedores y proveedores para la adquisición de una variedad de bienes y servicios.
Seguimiento de cambios a contratos. Durante la etapa de negociación del contrato, la aplicación de gestión de contratos puede proporcionar a los administradores la capacidad de evaluar los cambios históricos de los contratos. Esto puede ser útil al evaluar el proceso de negociación del contrato, como identificar el tipo de concesiones hechas durante las negociaciones. Además, las aplicaciones de software suelen incluir sistemas de calendario con marcas, herramientas para compartir información con las partes en toda la empresa y la capacidad de programar y desarrollar agendas para reuniones relacionadas con contratos particulares.
Seguimiento del desempeño del contrato. Los requisitos de desempeño del contrato pueden ser una característica rastreada a través de un programa de software de contrato. Cuando se completa un requisito clave de rendimiento, esto se puede observar como una característica en el software de gestión de contratos. Esto ayuda a los administradores a identificar contratos que necesitan atención, por ejemplo, cuando los requisitos de rendimiento no se entregan de acuerdo con los plazos establecidos.
Administrar los contratos terminados. El software de gestión de contratos brinda a los administradores la oportunidad de marcar los contratos como terminados. Los contratos pueden ser terminados por una variedad de razones. Esto es típicamente debido a la falta de rendimiento. El seguimiento de esta información puede ayudar a realizar evaluaciones de datos cuantitativos. Por ejemplo, una organización podría querer ver las causas recurrentes de la rescisión de contratos e incluso identificar los departamentos que generan la mayoría de los contratos terminados.
Gestionar contratos cerrados. La auditoría de una organización del desempeño de los contratos en contratos cerrados puede incluir proporcionar una calificación de desempeño del proveedor. Los datos cuantitativos disponibles del software de gestión de contratos facilitan la generación de informes de datos cuantitativos que se pueden utilizar para las evaluaciones. Además, se pueden generar informes sobre el número total de contratos cerrados durante un período determinado, incluidas las evaluaciones financieras para fines de presupuestación.
Advertencia
Consulte con un asesor legal para asegurarse de que las características del software de administración de contratos cumplan con los requisitos de la ley de contratos dentro del estado en que se rigen los contratos.
