Al final de un período financiero, el departamento de contabilidad de una empresa o un contador público certificado registra los registros de ajuste y cierre y prepara varios saldos de prueba. Inicialmente, el contador prepara un balance de prueba sin ajustar las entradas, luego resta o agrega los totales de entrada de ajuste y crea un saldo de prueba ajustado. Finalmente, cierra todas las cuentas de ingresos y gastos para retener las ganancias y prepara un balance de prueba final, posterior al cierre. Cada entrada provoca una diferencia entre los saldos de prueba ajustados y posteriores al cierre.
Entradas de cierre
Al final de cada ciclo contable, un contador prepara las entradas de ajuste, un estado de resultados y las entradas de cierre del libro mayor. Los ingresos y gastos totales del período se transfieren a la cuenta de resumen de ingresos y los saldos se devuelven a cero. El resumen de ingresos se utiliza para crear un estado de resultados. Las entradas de cierre no afectan directamente el balance de comprobación; son necesarios para crear un estado de resultados, que elimina los ingresos y gastos del período del balance de prueba posterior al cierre.
Ingresos
El balance de prueba ajustado incluye los ingresos del período actual. Las entradas de cierre reducen la cuenta de ingresos a cero y transfieren el saldo a la cuenta de resumen de ingresos. Cada cuenta de ingresos que figura en el saldo del resumen de ingresos contribuye a los ingresos totales del período. Cuando los ingresos se reconocen en el estado de resultados, el saldo de crédito total de todas las entradas de saldo de prueba ajustado se reduce. Cuando se prepara el balance de prueba posterior al cierre, las cuentas de ingresos no se enumeran porque todas son iguales a cero.
Gastos
El balance de prueba ajustado también incluye los gastos del período actual, que se transfieren a la cuenta de resumen de ingresos y al estado de resultados. Los gastos del período se incluyen en el balance de prueba ajustado antes de ser transferidos al estado de resultados. Las entradas de cierre al libro mayor reducen el saldo de cada gasto a cero; Las cuentas no están incluidas en el balance de prueba posterior al cierre.
Ganancias retenidas
Una vez que las cuentas del estado de resultados se han cerrado, el ingreso neto se determina y los dividendos del período se restan del ingreso neto. La cantidad resultante se considera ganancias retenidas, o la cantidad de fondos aún disponible después de pagar todos los gastos. Una compañía puede optar por mantener esos fondos para uso futuro, pagar a los inversores o pagar al principal de los pagarés o cuentas por pagar. Las ganancias retenidas reportadas en el balance de prueba ajustado son la cantidad restante del período anterior, mientras que la cantidad reportada en el balance de prueba posterior al cierre incluye la cantidad anterior más las ganancias retenidas del período actual.
