El software de contabilidad para barras funciona junto con el hardware y los puntos de venta computarizados, tales como terminales de tarjetas de crédito, cajones de efectivo, monitores de pedido con pantalla táctil y todos los demás equipos utilizados para operar la barra. El software realiza un seguimiento de todos los artículos, precios, productos, inventario y ventas ingresados por servidores, camareros y gerentes. Muchos establecimientos de consumo de alcohol confían en los sistemas de punto de venta y en el software de contabilidad por varios motivos.
Seguimiento de productos
Una de las características principales del software de contabilidad que se usa con los sistemas POS de barras es la capacidad de rastrear las ventas y la popularidad, o la falta de ellas, de artículos específicos. Cada vez que un servidor de cócteles o barman ingresa cualquier tipo de bebida mixta, bebida embotellada, alcohol, mejor licor contra estante superior o cualquier otra cosa que se venda y se sirva en el bar, el software lleva un registro detallado de la misma..Al ejecutar informes de artículos específicos, los propietarios y gerentes de bares pueden identificar exactamente qué artículos son sus mejores y peores vendedores, así como también las épocas en que pueden ser los períodos pico para las ventas de ciertos artículos.
Control de inventario
Los programas de software para la contabilidad de bares y restaurantes también se utilizan para realizar un seguimiento de las existencias e inventarios de "parte posterior de la casa". Los gerentes de bares generalmente tienen un sistema que enumera cantidades parciales de existencias necesarias para cada tipo de licor o bebida servida. El número de porciones por botella de licor, la caja de botellas de cerveza o el barril de cerveza determina el margen de beneficio de las ventas de licor. La mayoría de los establecimientos ingresan estas cifras en sus sistemas POS y, a medida que avanzan las ventas, el software calcula la cantidad de producto utilizado, vendido, restante y necesario para cumplir con los parámetros predeterminados.
Control de robo
El uso del software de contabilidad POS bar como método de control de inventario es también una de las formas más efectivas de prevenir el robo de empleados o, al menos, de localizar su origen. Los camareros menos que honestos pueden escapar con una cantidad considerable de robo cuando se les permite acceder a los dos recursos más valiosos de un establecimiento: el alcohol y el cajón de efectivo. El software de contabilidad POS puede ser una señal de alerta para que los propietarios de bares investiguen posibles robos detrás de la barra, como por ejemplo no pagar bebidas y recibir pagos de la cuenta. Cuando el inventario no coincide con los informes de POS, los propietarios de bares pueden estar alertas ante el robo de los camareros. Y dado que todos los empleados deben iniciar sesión en el sistema POS para realizar sus tareas, puede ejecutar informes adicionales para ver cuándo y por quién sonaron ciertos elementos.
Reducción de desperdicios
El software de contabilidad para bares se puede programar para ayudar a determinar la cantidad de alcohol desaprovechado que atraviesa un establecimiento, la cantidad de ganancias perdidas por los residuos y quién desperdicia el alcohol. Muchas barras incorporan algunas claves de su sistema de pedidos que rastrean los residuos. Cada vez que un cliente devuelve una bebida, se derrama, se hace por error o se la regala, el camarero debe ingresarla correctamente, incluso si no se realiza el pago. Si sus informes muestran que parte de su desperdicio se debe a informes a la par y discrepancias en el inventario de licor y el robo no es evidente, puede indicar que los camareros están "desbordados". El software de contabilidad para bares en última instancia, puede ayudar a determinar si los camareros deben ser reentrenados.
Efectivo, crédito y reporte de propinas.
Dado que los camareros y los servidores utilizan el sistema POS para realizar ventas, aceptar pagos, ejecutar tarjetas de crédito e ingresar montos de propinas, el programa de software de contabilidad también realiza un seguimiento de todas las transacciones y procedimientos de efectivo y crédito. Los propietarios y gerentes de bares publican informes que muestran exactamente cuántas transacciones se hicieron en efectivo, por tipo de tarjeta de crédito, como Visa, MasterCard o Discover, y cuánto se hizo en propinas por cada servidor o barman individual.
