Un resumen ejecutivo suele ser un resumen de una página de una nota más larga, plan de negocios, comunicado de prensa, acuerdo legal o cualquier documento importante. El resumen ejecutivo debe comunicar el por qué, qué y cómo del problema de manera concisa para un ejecutivo ocupado que no tiene tiempo para profundizar en los detalles. Debe asumir que, si bien el lector está interesado en el problema y comprende los conceptos más amplios involucrados, no está familiarizado con los detalles. Como regla general, el lector debe poder conversar inteligentemente sobre el tema después de leer el resumen ejecutivo.
Describa claramente en el primer párrafo lo que sucedió y por qué sucedió. El lector de un resumen ejecutivo probablemente será un gerente ocupado que se ocupa de una gran variedad de problemas y hace malabares con múltiples proyectos en todo momento. Por lo tanto, debe deletrear los fundamentos y reorientar el lector antes de entrar en los detalles más minuciosos. Por ejemplo, la apertura del resumen puede decir: "Este informe detalla el acuerdo del proveedor firmado el 21 de mayo para establecer los precios y los plazos de entrega de los neumáticos que se comprarán a Tires Inc. para el próximo año". Esta apertura ayudará al lector a recordar que se debía un acuerdo para el suministro de neumáticos y servir como un rápido ejercicio de calentamiento mental.
Enumere todos los puntos principales del acuerdo, idealmente en puntos distintos. Los puntos de bala son más fáciles de leer y absorber, ya que descomponen un problema complejo en bits fácilmente digeribles. Las viñetas deben comunicar los conceptos básicos del acuerdo, en lugar de excepciones, cláusulas especiales o detalles técnicos. El ejecutivo que no maneja llantas todos los días tal vez quiera saber que Tires Inc. aceptó cumplir con los pedidos de llantas dentro de los 25 días calendario, pero no necesita saber que si una orden es por más de 50,000 llantas, este plazo aumenta. a 30 días o para neumáticos de más de 19 pulgadas de diámetro se aplican reglas especiales. El simple hecho de agregar que los pedidos grandes y ciertos tamaños de llantas involucran cláusulas especiales será suficiente. Tenga en cuenta que el lector siempre puede consultar el acuerdo legal completo para obtener detalles.
Explique por qué el acuerdo legal es importante. Dado que es probable que el lector no sea un experto en el área, dependerá de usted para explicar el significado de este acuerdo. ¿El precio fue inusualmente ventajoso, el tiempo de entrega fue particularmente corto o las penalizaciones muy elevadas por no cumplir con los pedidos a tiempo? Explique las fortalezas y, en todo caso, las debilidades del acuerdo. Tenga en cuenta que si usted fue la fuerza impulsora detrás del acuerdo, este también es un momento apropiado y posiblemente el único para reclamar el crédito por sus logros.
Termina el resumen enumerando los siguientes pasos. La firma del acuerdo puede requerir acciones adicionales, como la aprobación por parte de la oficina central, o el propio acuerdo puede haber sido incompleto, incluida una cláusula que establece que los horarios de suministro de neumáticos para camiones no están cubiertos por este documento legal y se incluirá un acuerdo adicional. Firmado para ellos en un futuro próximo. Esta proyección "con visión de futuro" llevará el resumen a una conclusión lógica y le dará al lector un buen sentido de lo que puede esperar a continuación. Preparará el escenario para el próximo resumen ejecutivo que probablemente siga.
