Un sistema de nómina es el medio a través del cual usted procesa su nómina para que se cumplan los requisitos federales y estatales necesarios. Específicamente, el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos requiere que usted compense a los empleados correctamente y a tiempo; el Servicio de Impuestos Internos requiere la retención del impuesto federal sobre la nómina; el departamento de trabajo del estado requiere que usted aplique las leyes laborales del estado, y la agencia de impuestos del estado requiere la retención estatal de impuestos sobre la nómina. Al diseñar un sistema de nómina, elija el que mejor se adapte a sus necesidades.
Evalúe los requisitos de su nómina para determinar el sistema apropiado. El sistema manual requiere el procesamiento de la nómina a mano. Tiene un mayor riesgo de error, así que úselo solo si tiene pocos empleados. El sistema computarizado interno requiere el procesamiento a través del software de nómina. Úselo para simplificar el procesamiento de la nómina. El sistema externo requiere la externalización de tareas de nómina a un proveedor de servicios de nómina. Úselo si desea eliminar o reducir significativamente sus tareas de procesamiento de nómina.
Cree el sistema manual, si ese es el que usted elige. Compre hojas de tiempo estándar en una tienda de suministros de oficina, o créelos con una hoja de cálculo o un programa de suite de oficina. Compre cheques de nómina en blanco en una tienda de suministros de oficina o use sus cheques bancarios. Use una máquina de escribir para imprimir cheques de pago o escríbalos a mano.
Este sistema requiere que usted calcule manualmente los salarios y las deducciones. Manténgase al tanto de las leyes federales de retención, presentación de impuestos y depósito de impuestos a través de la Circular E. del IRS. Comuníquese con la agencia de ingresos de su estado para conocer las pautas fiscales estatales sobre nómina. Verifique tres veces la nómina antes de emitir cheques de pago. Archivo de copias impresas de los informes de nómina en un área confidencial.
Haga que el sistema computarizado interno sea el que usted elija. Compre el software de nómina que mejor se adapte a sus necesidades. Las pequeñas empresas, por ejemplo, pueden usar QuickBooks, las medianas empresas pueden usar Ultimate Software y las grandes compañías pueden usar Mangrove. Puede hacer que sus empleados por hora abran un reloj de tiempo regular, pero un sistema computarizado de reloj de tiempo, como Kronos, es más eficiente porque le permite importar el tiempo en el software de nómina. El software calcula los salarios y las deducciones, permite el depósito directo, imprime cheques y recibos de pago, tiene las tablas de impuestos federales y estatales incorporadas en el sistema, y guarda e imprime los informes de nómina.
Realiza el sistema externo si eliges esa ruta. La mayoría de los proveedores de servicios de nómina requieren que cargue sus horas de nómina a través de Internet o que las envíe por fax o correo electrónico. El proveedor procesa su nómina y le envía los cheques de pago y los informes de nómina por cada día de pago. Algunas compañías le permiten acceso en línea a su sistema, lo que le permite imprimir informes y cheques de pago en su propia impresora láser.
Al establecer este sistema, el proveedor debe pedirle que firme un contrato de mutuo acuerdo en el que se detallan sus servicios y le proporcione una lista de sus precios. Para fines de depósito directo, proporcione al proveedor su cuenta bancaria y número de ruta. Si el proveedor manejará sus asuntos de impuestos y beneficios, debe pedirle que firme un documento de poder de abogado que lo autorice.
Consejos
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Puede incurrir en tarifas del IRS por errores fiscales que un tercero comete. En consecuencia, siempre verifique dos veces el trabajo del proveedor de servicios de nómina. Cree un diagrama de flujo para su sistema de nómina. La tabla muestra las tareas involucradas en el procesamiento de su nómina de principio a fin según el sistema elegido.