Registrar correctamente las actas de las reuniones es un paso crítico que se puede pasar por alto. En algunos casos, mantener un registro de actas de reuniones puede ser un requisito legal. Ya sea un requisito legal o no, es una buena manera de mantener a todos enfocados y en el punto después de la reunión, y proporciona un registro histórico de las actividades de la organización.
Agenda de la reunión
Establecer una agenda ayuda a evitar que la reunión se desorganice y le permite escribir un resumen anticipado para las actas. Esto ahorra tiempo y facilita la tarea de completar los espacios en blanco de cada tema a medida que se analiza.
Información preliminar
Etiquete la parte superior del documento "Actas de la reunión para Fecha". En la esquina superior derecha, enumere la información básica sobre la reunión. Anote el nombre de la empresa, la fecha y ubicación de la reunión y las horas en que comenzó y concluyó la reunión.
Quien asistió
Las actas deben mostrar quién asistió a la reunión. Anote el nombre y título de cada persona. Si los asistentes son de una organización diferente o están siendo parcheados por teléfono, esto se debe tener en cuenta. También tenga en cuenta quién tomó las actas de la reunión, que suele ser el secretario corporativo.
Temas de discusión
Mantenga los temas de discusión simples al compilar los minutos. No cites lo que dijo cada persona. Siga una descripción básica del tema e indique claramente qué decisión o resultado se alcanzó. No hay necesidad de elaborar más en el acta.
Escriba minutos de inmediato
Escriba las actas de la reunión inmediatamente. Cuanto más tiempo pase antes de que se escriban los minutos, más probable será que olvide algo importante que ocurrió. A algunos les resulta útil tener una grabadora de cinta encendida durante la reunión para tener un registro para verificar cuando sea necesario al compilar las actas. Distribuya una copia de las actas de la reunión a todos los que asistieron.
