Bajo ciertas circunstancias, las actas de las reuniones de una organización representan un documento legal que no se puede cambiar sin el voto de la junta directiva. La modificación incorrecta de las actas puede anular o cancelar las votaciones, contratos, contrataciones y otras acciones tomadas durante la reunión. Use un procedimiento simple para asegurarse de que modifica sus minutos correctamente.
Determine si las actas ya han sido aprobadas formalmente por un voto de la junta directiva, o si solo se han presentado para su revisión a un presidente o comité ejecutivo. Los borradores de minutos que no hayan sido votados por una junta pueden ser enmendados sin una votación de la junta.
Si se están realizando los cambios sugeridos a una persona o personas que revisan los minutos antes de que los minutos vayan a la tabla completa, sugiera los cambios que desee. Compare la redacción final sugerida con los minutos originalmente enviados. Explique el motivo de los cambios. Si todos están de acuerdo, pídale a un secretario que enmiende los minutos no aprobados aprobados originalmente.
Si se están realizando los cambios sugeridos para los minutos que aún no han sido aprobados por la junta y en una reunión de la junta, utilice el siguiente procedimiento:
Haga que el presidente presente una moción para aprobar las actas de la reunión. Espere a que la moción sea secundada. Haga que el presidente abra el asunto a discusión. Haga que la persona que sugiere la enmienda presente su razón para los cambios. Después de la discusión, haga que la persona que sugiere los cambios presente una moción para enmendar las actas y dé la redacción exacta de las sugerencias. Espere a que la moción sea secundada. Haga que el presidente cierre la discusión y formule la pregunta o vote. Registre el voto, incluidos los nombres de los partidarios, opuestos y absteniéndose.
Si se están realizando los cambios sugeridos para los minutos aprobados previamente por la junta, siga el mismo procedimiento para enmendar las actas que se envían para su aprobación por primera vez.
Haga que la secretaria de grabación o la persona que toma los minutos en la reunión haga los cambios en los minutos. En la parte superior del documento que incluye la fecha en que se tomaron las actas originalmente, tenga en cuenta que las actas ahora son minutos modificados. Incluya la fecha de los cambios y el nombre de la persona que modifica los minutos.
