Las actas de las reuniones de la junta son documentos legales y están disponibles para inspección pública, lo que los convierte en registros importantes para una empresa u otro tipo de organización. Cuanto más formales son, más importante es que sean aprobados por la junta antes de ser difundidos. El uso de algunas prácticas recomendadas simples para registrar y aprobar minutos lo ayudará a optimizar este proceso y reducir el papeleo.
Revise el proceso para registrar las actas de las reuniones que exige la organización. Muchos siguen las Reglas de Órdenes de Robert, lo que permite al secretario de grabación utilizar y seguir una plantilla para tomar notas y crear los minutos finales. Pregunte cuándo y si debe incluir los nombres de los miembros de la junta que hacen comentarios o preguntas, o si debe proteger su privacidad. Por ejemplo, podría necesitar escribir: "Se comentó que nuestro competidor, XYZ Corporation, estaba usando publicidad engañosa y que se debería contactar con la FTC", en lugar de "Bob Smith declaró que creía que nuestro competidor, XYZ Corporation, estaba usando Publicidad engañosa y la FTC debe ser contactada. Debbie Jones y Hank Johnson estuvieron de acuerdo.
Asegúrese de grabar los minutos con precisión. Pídales a los miembros de la junta que dejen de hablar o que el presidente espere antes de iniciar una nueva discusión en cualquier momento en que se esté retrasando en la toma de notas. Pida a los miembros que repitan o aclaren cualquier información que no encuentre clara. Los miembros de la junta de movimientos repetidos hacen una moción, incluso una moción original y su versión modificada final, siempre que se presente una moción. Haga esto independientemente de si la moción está secundada y si pasa o no. Registre los totales de los votos, en lugar de simplemente indicar que se aprobó una votación.
Envíe las actas al presidente de la junta, al director ejecutivo o al comité ejecutivo antes de enviarlas a toda la junta, si ese es el procedimiento de su organización. Después de recibir la aprobación para enviar las actas a toda la junta, envíe el documento a cada miembro de la junta, independientemente de si asistió o no a la reunión y si asistirá o no a la reunión en la que se aprobarán las actas. Envíe los minutos lo suficientemente temprano para que los miembros de la junta los puedan leer, hacer preguntas sobre ellos, investigar temas y pedir aclaraciones.
En la próxima reunión de la junta que constituye un quórum, pídale al presidente o al miembro de la junta que ejecute la próxima reunión que haga una moción para que la junta apruebe las actas. Un quórum es el número mínimo de miembros de la junta requeridos para tomar acción oficial. Espere a que la moción sea secundada y luego pídale al líder de la reunión que abra el piso para la discusión. Durante la discusión, solicite que se haga una moción, se secunde y se apruebe si hay cambios o correcciones que se deben hacer en las actas. Después de la discusión, o si no hay discusión, pídale al líder de la reunión que haga la pregunta o vote para aprobar el acta.
Consejos
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Verifique si su organización tiene un estatuto u otra regla con respecto a la fecha en que los miembros de la junta deben recibir actas de las reuniones.
