Una corporación es una entidad que está separada de las personas cuyas ideas la crearon. Cuando un empresario se incorpora, está renunciando al estado de propietario único y permite que la empresa se mantenga como un ser legal. A cambio, el empresario goza de responsabilidad limitada, protección de activos personales y beneficios fiscales. Aunque la corporación es una entidad en sí misma, como un ser imaginario, no puede ejecutar los procedimientos y el protocolo necesarios que deben llevarse a cabo para que la corporación mantenga su estado y opere legalmente. Esta limpieza corporativa debe mantenerse.
Formalidades
El abogado consultor Robert G. André habla sobre los trámites que debe cumplir una corporación en su publicación titulada "Administración corporativa". La corporación debe cumplir con todos los requisitos del gobierno, como presentar un informe anual al estado y mantener las licencias comerciales necesarias. La corporación debe cumplir con todas las leyes corporativas, que generalmente requieren reuniones anuales de accionistas, reuniones de la junta directiva y actas (una transcripción) de esas reuniones. Además, los accionistas deben conocer las decisiones que afectan el bienestar de la corporación. Las decisiones, tales como fusiones, adquisiciones o una liquidación, no deben proceder antes del voto de los accionistas.
Financiar
La corporación debe tener sus finanzas en orden. Si la corporación le presta dinero a una parte interesada (alguien con algo que ganar), el préstamo debe tener una tasa de interés legal y tener multas por pagos atrasados como lo haría cualquier otro préstamo. La corporación debe proporcionar capital suficiente para cumplir con sus riesgos y responsabilidades. Si una corporación se formó con poco capital y tiene una gran deuda, el tribunal podría ver esto como un abuso del sistema y permitir que los acreedores persigan activos personales. Además, cualquier exceso de "altos salarios, bonificaciones u otros pagos a información privilegiada" podría causar problemas a la empresa, afirma André.
Negocios son negocios
Un miembro de la junta o empresario no puede mezclar fondos corporativos con fondos personales. En su artículo de 2010 titulado "Atienda a su limpieza corporativa", la abogada de negocios de Nueva York, Nina Kaufman, llama a esto "una mezcla de fondos". Estas cuentas deben mantenerse completamente separadas. Mezclar estos fondos es pedir problemas.
Archivos
Los registros y la documentación adecuados también son esenciales para una adecuada administración corporativa. La corporación debe tener documentación de registro, como los detalles de cada reunión que celebra, registros contables, un registro de cada accionista y copias de la comunicación por escrito dirigida a los accionistas. Un rastro de papel legítimo es la mejor forma de protección para la corporación y sus partes interesadas, afirma André.
