Muchas personas no leerán las instrucciones, excepto como último recurso. Una vez que las personas las leen, son útiles solo si están escritas en un lenguaje claro y conciso. Cuando entienda a su audiencia, estará mejor preparado para proporcionar una introducción, seguido de las instrucciones.
Estudia a tu audiencia
Las instrucciones generalmente le dicen al lector cómo hacer, construir, operar o mantener un producto o procedimiento. Primero, califique a su público objetivo para saber qué tan bien entienden el tema. Por ejemplo, si está escribiendo instrucciones para nuevas contrataciones, deben escribirse en un lenguaje sencillo, mientras que las instrucciones para la alta gerencia pueden incluir más jerga de la industria. Use el lenguaje apropiado para los lectores e incluya tantos detalles como sea necesario para realizar la tarea.
Crear una introducción
Muy a menudo los lectores se saltan una introducción narrativa y pasan directamente a las instrucciones. Una forma de ayudar a los lectores a moverse a través de las presentaciones es escribir una explicación o razón de las instrucciones en una lista numerada en lugar de en forma de párrafo. Los lectores tienen más probabilidades de revisar la lista. Incluya el propósito de las instrucciones, quién debe leer el documento y qué incluye, cada uno bajo un encabezado separado. Esta introducción también le da a los lectores una pista de lo que no está cubierto.
Usar voz activa
Evite el uso de voz pasiva, como "El cable blanco debe insertarse en el enchufe A." En cambio, escriba las instrucciones como comandos que requieren voz activa, como "Inserte el cable blanco en el enchufe A." Ya sea que esté escribiendo una lista, una narrativa o un folleto, divida las oraciones largas con varios pasos en instrucciones breves que se enumeran en los encabezados. Divida las oraciones que incluyen la palabra "y" en oraciones separadas más cortas. En lugar de escribir “El cable se debe empalmar y colocar en la salida roja”, escriba dos oraciones que comiencen con verbos de acción, como “Empalme el cable. Coloque el cable empalmado en la salida roja ". Un encabezado claro y en negrita podría decir algo como" Enganchar los cables ".
Acciones separadas de la información explicativa
Muy a menudo, las instrucciones también necesitan explicaciones. Escribe comentarios explicativos de una de dos maneras. Anota las instrucciones reales para que destaquen, o proporciona explicaciones en una columna separada como referencia. Una táctica es colocar los pasos en un lado del documento, con las explicaciones en un párrafo corto en una columna al lado del otro. Otra forma más efectiva es poner en negrita las instrucciones reales y completar el paso escribiendo la explicación. Por ejemplo, “Presione el botón rojo durante tres segundos (en negrita). Esto permitirá que la luz se active ".
