El formulario 941, que es la declaración de impuestos federal trimestral del empleador, puede presentarse electrónicamente al IRS. Sin embargo, el formulario no puede ser archivado electrónicamente por su empresa. El IRS requiere que todas las empresas presenten electrónicamente el formulario 941 a través de un intermediario aprobado.Un proveedor de servicios de nómina aprobado para la presentación electrónica y un Signatario autorizado por el IRS son las dos opciones disponibles para que las empresas presenten el formulario 941. El agente intermediario maneja el proceso de presentación una vez que recibe toda la información relevante.
Encuentre un intermediario aprobado por el IRS para enviar electrónicamente el formulario al IRS (ver Recursos). A una empresa individual no se le permite enviar electrónicamente el formulario. Un proveedor de servicios de nómina es un ejemplo de un intermediario que puede utilizar.
Organice la información relevante para que el intermediario envíe el formulario por usted. El nombre y la dirección de la empresa, el número de identificación del empleador, el número de empleados que recibieron la compensación y el impuesto sobre la renta retenidos son ejemplos de la información necesaria para completar el formulario. Revise el formulario 941 para obtener la información exacta que el proveedor de servicios necesitará de usted (ver Recursos).
Presentar la información relevante al intermediario. Dependiendo del proveedor de servicios, puede enviar la información a una ubicación física o enviarla por correo. Si está enviando la información por correo, use el correo certificado para garantizar la recepción. El proveedor de servicios completará el formulario de e-file con la información de su negocio y lo enviará al IRS electrónicamente en su nombre.
