Un mal control del inventario puede ser el resultado de muchos problemas y malas prácticas. El robo de clientes y empleados puede reducir el inventario sin dejar un registro. Las políticas laxas y los procedimientos de papeleo pueden hacer que los productos se deslicen por las grietas y provoquen pérdidas. La seguridad insuficiente durante la noche puede llevar a grandes pérdidas por robo. Correr a través de la compra o el uso inadecuado del punto de venta también causará discrepancias contables.
Robo de clientes
El robo de clientes es una de las principales causas de un control de inventario deficiente. El contacto directo del cliente con los productos puede llevar a robar en las tiendas. La seguridad insuficiente y la videovigilancia pueden dar a los clientes la oportunidad de abandonar una tienda sin pagar por la mercancía. Es posible que estas pérdidas no contabilizadas no se noten hasta que se haya realizado un recuento de inventario. El personal adecuado y la mayor interacción entre el empleado y el cliente pueden ayudar a reducir estas pérdidas. El etiquetado de seguridad de la mercancía ayuda a alertar a los empleados cuando los productos robados salen de la tienda.
Robo de empleados
Las pérdidas de inventario pueden ser causadas por el robo interno de empleados. El robo sin control de empleados puede llevar a enormes pérdidas con el tiempo. Es posible que la mercancía no se registre correctamente a la llegada para que no se pierda en el recuento. Los empleados a menudo son conscientes de la ubicación de la cámara y del sensor de seguridad. Es posible que puedan desactivar los sensores y apagar las cámaras, y estas acciones les dan la oportunidad de robar mientras ocultan la evidencia. Los recuentos de inventario también se pueden manipular para cubrir este tipo de robo.
Política
Las políticas poco claras y las operaciones contables desorganizadas pueden llevar a un control de inventario deficiente. Los productos recién llegados deben documentarse cuidadosamente y registrarse en el sistema de inventario. Un sistema de papeleo descuidado con el ingreso de nuevos artículos y los recibos de ventas puede causar confusión en cuanto a cuáles deberían ser los verdaderos números de inventario. Los registros bien guardados le darán al gerente de inventario números reales con los que trabajar cuando calcule las pérdidas y prepare las órdenes. Un sistema de documentos estandarizados mantendrá los números reales en el archivo, incluso cuando se realicen cambios en los empleados.
Seguridad durante la noche
La seguridad inadecuada durante la noche en una tienda o instalación de almacenamiento puede tentar a los ladrones. Los establecimientos minoristas y las unidades de almacenamiento de inventario en cualquier vecindario pueden ser objeto de un asalto fuera del horario laboral. Almacenar mercadería en remolques o contenedores accesibles que se dejan afuera puede ser toda la invitación que alguien necesita para robarla. Tómese el tiempo adicional cada noche para bloquear por completo todo su inventario o encontrar un centro de almacenamiento seguro para mantener el exceso de existencias.
Punto de venta
Los problemas con el software del punto de venta y el error del usuario pueden causar pérdidas de inventario en el registro. Tener prisa al usar el software de pago puede causar que los artículos salgan de la tienda sin ser escaneados. Todos los empleados deben estar debidamente capacitados para que puedan corregir los errores que pueden causar errores de inventario. Los pequeños errores informáticos que se dejan sin marcar pueden agregar grandes discrepancias en el inventario. Estas pérdidas se pueden evitar simplemente reduciendo la velocidad y volviendo a verificar cuidadosamente el recibo impreso al final de la transacción.
