Las empresas, las agencias gubernamentales y otras organizaciones asignan DLN a documentos importantes como un número de identificación único. Si bien las DLN se pueden usar en cualquier organización, son especialmente comunes en organizaciones financieras, como bancos y agencias tributarias. El Servicio de Impuestos Internos se basa en DLN para realizar un seguimiento de las declaraciones de impuestos y muchos de sus registros, incluidas las decisiones de exención de impuestos.
Números de localizador de documentos
Un número de localizador de documentos es un número de varios dígitos asignado a un documento específico para permitir que el documento sea fácilmente rastreado hasta su archivo fuente original. Cada organización crea su propio protocolo para las DLN, pero los números generalmente tienen un formato preciso. Por ejemplo, los dos primeros dígitos pueden indicar el origen del documento, los dos dígitos siguientes el tipo de documento y otros dígitos pueden indicar la fecha de creación, los códigos de categoría y otras características críticas del documento.
DLNs y exenciones de impuestos
El IRS utiliza DLN para rastrear sus cartas de determinación y otros documentos relacionados con las acciones de exención de impuestos. Un documento típico de impuestos contiene varios identificadores detallados, como el número de identificación del empleador para una empresa o el número de la Seguridad Social de una persona, junto con la información del nombre y la dirección y el administrador de casos del IRS. También contiene un número de localizador de documentos de 14 dígitos.
Formato
Los DLN utilizados por el IRS para las declaraciones de impuestos y para los documentos de exención de impuestos contienen 14 dígitos divididos en siete campos. Cada campo tiene un significado particular que es útil dentro del sistema administrativo del IRS. Por ejemplo, el primer campo tiene dos dígitos y representa el centro de procesamiento del IRS que maneja la solicitud de exención. Otros campos incluyen códigos para la clasificación de impuestos, un código de fecha y un bloque y número de serie para identificar los detalles de cómo se manejó y transmitió el documento.
Ejemplos
Las organizaciones sin fines de lucro a veces publican cartas de determinación del IRS que detallan el estado de exención de impuestos del grupo. La carta contiene DLNs. El IRS hace públicos sus manuales de procedimientos para el uso de DLN para la gestión de documentos. Por ejemplo, el manual sobre "Procedimientos de procesamiento automatizado de organizaciones exentas" instruye a los usuarios a consultar el sistema por DLN, número de identificación del empleador o varios otros identificadores.
