Archivar es uno de esos trabajos tan importantes que a ninguno de nosotros nos gusta hacer. Cuando configure un nuevo sistema de archivo, querrá hacerlo de una manera que sea fácil de usar. A algunas personas les gusta configurar su sistema por el alfabeto y otras por números. Otros lo configuran por categoría y luego por el alfabeto. Elige lo que funcione para ti.
Artículos que necesitarás
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Archivador
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Archivos de manila con pestañas
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Divisores de cartón con pestañas
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Marcador de punto fino
Organiza tus categorías como alquiler o hipoteca. Ponga a un lado los archivos para su edificio, servicios públicos y suministros. Ir a través de todos sus documentos. Dale a cada sujeto una categoría. Trate de hacer que sus categorías coincidan con las categorías del IRS, esto lo hace más fácil a fin de año.
Hacer un divisor para cada categoría. Escriba en el divisor qué categoría es. Póngalos a un lado.
Al pagar una factura, escriba la fecha en que la pagó en la parte de la factura que conserva o en el recibo. Si está usando cheques, escriba el número de cheque y la cantidad pagada en el recibo. Si paga electrónicamente, escriba el número de confirmación y la cantidad pagada. Escriba toda la documentación correspondiente a la fecha en la que trabajó, incluso si no es una factura. Ejemplos de otros documentos pueden ser la conciliación bancaria, las facturas de los pedidos y las facturas enviadas a los clientes. Luego documente cada recibo o papel en su sistema de contabilidad. Quickbooks y Microsoft Money tienen excelentes programas para la contabilidad de pequeñas empresas.
Configure una carpeta de manila para cada parte separada de la categoría que enumeró en el paso 1. Un ejemplo sería, la categoría es Utilidades y las carpetas serían ABC Electric, agua y alcantarillado de CITY, e INT conexiones de internet. Si su empresa tiene proveedores, configure archivos individuales para cada proveedor. Configura archivos para cada uno de tus clientes. Ir a través de cada categoría y configurar todas las carpetas individuales.
Configura un archivo para cada empleado. Dado que la mayoría de las pequeñas empresas no tienen departamentos de personal para manejar a los empleados y mantener registros de ellos, deberá mantener al menos un archivo simple sobre ellos. Coloque sus registros de pago. Documentar cualquier entrenamiento que hayan completado. Conserve copias de las licencias si son necesarias. También querrá documentar cualquier disputa que hayan tenido con usted. Escriba de qué se trataba la disputa y cuál fue el resultado.
Guarde un archivo separado para sus recibos cuando compre algo para su negocio. Documentarlos primero en su libro mayor. Usted quiere luego ponerlos en el archivo. Una vez al mes, revise el archivo de recibo y colóquelos en el archivo y categoría correctos. Puede grapar los recibos de los meses juntos y escribir el mes en ellos. Incluso si usa una tarjeta de crédito, esta es documentación adicional si el IRS lo auditara.
Coloque los separadores de categoría en el archivador ordenándolos por orden alfabético. Alfabetice cada una de las carpetas dentro de esa categoría. Colóquelos detrás del divisor. Ir a través de cada categoría y archivarlos.
Consejos
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Puede personalizar cualquier sistema de archivo para facilitar su uso. Mientras pueda encontrar la información rápidamente, es un buen sistema de archivo.
