En el mundo de la contabilidad, las transacciones de ingresos y gastos se registran mediante un proceso específico configurado para rastrear y clasificar cada transacción para que se puedan recuperar fácilmente en un momento posterior. Los contadores registran las transacciones continuamente, y cada mes debe poder clasificar y clasificar estos datos en un formato que produzca un conjunto de estados financieros que incluyen el estado de resultados y el balance de la empresa. Cada parte de una transacción financiera dada se registra en cuentas que usan identificadores denominados códigos del libro mayor.
Consejos
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Las empresas a menudo usan códigos de contabilidad general (GL) para clasificar los datos contables de varias maneras diferentes. Estos códigos le permiten a la compañía ordenar los datos de las transacciones para que puedan producir varios informes contables diferentes y ofrece la posibilidad de analizar las transacciones contables de la compañía en una variedad de formas útiles.
¿Qué es un código GL?
Las empresas a menudo usan códigos de contabilidad general (GL) para clasificar los datos contables de varias maneras diferentes. Los códigos pueden abarcar desde una simple cadena de tres dígitos hasta un código con varias partes, cada una designando un clasificador, como un número subsidiario, una unidad de negocios, un departamento u otra clasificación.
Estos códigos le permiten a la compañía ordenar los datos de las transacciones para que puedan producir varios informes contables diferentes y ofrece la posibilidad de analizar las transacciones contables de la compañía en una variedad de formas útiles.
Estas cuentas de código GL se configuran en un orden específico, definido por el principio de contabilidad de doble entrada. Los códigos GL van en orden desde activos como efectivo, cuentas por cobrar, inventario y equipo, hasta pasivos y capital contable. El número de cuentas en esta sección podría ser tan solo cinco, o hasta 100 o más, dependiendo de la complejidad de la empresa.
La lista de cuentas de GL también incluye las cuentas que conforman el estado de resultados, desde las cuentas de ingresos y otras cuentas de ingresos hasta las cuentas de gastos operativos y de gastos no operativos, como los gastos por intereses.
El libro mayor
El libro mayor de una empresa actúa como su registro maestro para todas las transacciones financieras. El GL puede incluir sub-libros de contabilidad, por ejemplo, para mantener registros por unidad de negocios, que se combinan en el libro mayor. Toda esta información se convierte en la base de los estados financieros de la compañía.
El GL almacena los detalles de cada transacción contable. Esta información es útil cuando, unos años más tarde, un contador necesita recordar por qué la compañía gastó una cantidad inusualmente grande de dinero en suministros de oficina un mes, o una empresa paga una factura dos veces por error y necesita consultar los detalles de pago para solucionar el problema. Los contadores a menudo toman notas en el sistema informático cuando realizan transacciones de asientos contables al GL para futuras referencias.
¿Qué son las entradas en el libro mayor?
Las entradas del libro mayor general son transacciones registradas que realiza una empresa que involucran dinero. Estas transacciones generalmente se hacen primero en un diario contable, y esta información se resume y publica en el libro mayor.
Por ejemplo, cuando una empresa compra suministros de oficina, registra el efectivo saliente haciendo una entrada de diario de crédito en su cuenta de efectivo del balance, una entrada de diario de débito para aumentar su cuenta de activos de suministros de oficina y una entrada de diario de débito en su cuenta de gastos de oficina. que se mostrará en su cuenta de resultados.
Al completar estos asientos de diario, el contador los publica en el libro mayor para completar el proceso de registro. Muchos sistemas de contabilidad computarizados mantienen el proceso de entrada de diario transparente para que parezca que todas las transacciones se hacen directamente al libro mayor.
El Plan de Cuentas
Las cuentas de GL se adhieren a un orden y estructura específicos, llamados el plan de cuentas que hace posible verificar ciertos tipos de errores y producir estados financieros coherentes y ordenados. Las empresas suelen utilizar la contabilidad de doble entrada cuando registran en un libro mayor, y deben usar los débitos y créditos compensatorios para registrar cada entrada.
La lista maestra de códigos de cuenta de GL o el plan de cuentas enumera todas las cuentas del balance general, luego todas las cuentas del estado de resultados. Los contadores pueden ejecutar un informe denominado saldo de prueba, que muestra cada cuenta de GL y su saldo correspondiente. Como cada transacción debe tener al menos una entrada de débito y crédito que se compense directamente entre sí, el informe de balance de prueba debe mostrar que la suma de todas las cuentas es igual a cero. Si no lo hace, podría faltar o registrar un débito o crédito.
