Para que los empleados sean pagados, la mayoría de los empleadores deben realizar el procesamiento de la nómina. Aunque el procesamiento de la nómina puede ser una tarea extremadamente detallada, los pasos generalmente siguen siendo los mismos. Se requiere una buena concentración y habilidades matemáticas, además de sólidas habilidades de organización, para procesar una nómina de manera efectiva y precisa.
Pago por hora
El primer paso en el procesamiento de la nómina es calcular los salarios para pagar a cada empleado. Los ciclos de pago más frecuentes son semanales, quincenales, semestrales y mensuales. Los empleados por hora generalmente se pagan semanalmente o quincenalmente. La mayoría de las compañías tendrán empleados por hora que completen una hoja de tiempo que se entregará al final de cada semana. El profesional de la nómina debe asegurarse de que el empleado y su gerente / supervisor firmen la hoja de tiempo; Si no, no es válido. Por lo general, las horas regulares, personales / por enfermedad o de vacaciones se registran en la hoja de tiempo y se pagan con un pago regular. El pago de horas extras debe aparecer en la hoja de tiempo, así como a tiempo y medio.
Salario asalariado
Los empleados asalariados generalmente se pagan cada dos semanas, semestralmente o mensualmente. No están obligados a completar una hoja de tiempo, ya que se les paga la misma cantidad de horas en cada fecha de pago. La única vez que cambiarán las horas de trabajo de un empleado asalariado es si ella tuvo un cambio de salario o si se le pagará en forma prorrateada (esto podría deberse a la terminación u otros días sin pagar). Por lo general, el profesional de la nómina no necesita realizar ningún cambio en el salario de un empleado asalariado, ya que el sistema paga automáticamente el monto adeudado.
Beneficios
Los empleados pueden optar por participar en los planes de seguro médico, 401k o de cafetería de la compañía. Estas cantidades generalmente se deducen de la necesidad de cambiar a menos que el empleado esté realizando un cambio en sus deducciones. En este caso, debe notificar al profesional de nómina por escrito del cambio. Si los cambios se envían a tiempo, se hacen efectivos en la próxima nómina.
Impuestos
Por ley, el empleado y el empleador están obligados a pagar impuestos sobre la nómina; el empleado y el empleador deben pagar impuestos federales y generalmente estatales; algunos estados requieren que los impuestos del condado también sean pagados. Algunas compañías usan software de nómina que computará estos impuestos, deduciendo automáticamente los montos de los cheques de pago de los empleados. El profesional de la nómina también es responsable de depositar impuestos al gobierno, de presentar impuestos trimestrales y anuales y de emitir W2 anuales a los empleados.
Ajustes de nómina
Una vez que las horas a pagar se ingresan en el sistema, el profesional de nómina debe verificar la información. Puede ejecutar informes desde el sistema y usarlos para verificar errores. Cualquier error detectado antes del cierre de la nómina se puede corregir y reflejar en la nómina actual. Una vez que se cierra la nómina, los cambios o ajustes se pueden realizar manualmente (por ejemplo, un cheque manual) o se pueden ajustar en la próxima nómina.
