La contabilidad sin fines de lucro comparte similitudes con la contabilidad con fines de lucro. Aunque el objetivo principal de una organización sin fines de lucro no es obtener una ganancia, todavía tiene que generar ingresos suficientes para operar y administrar los gastos. Estas transacciones deben ser cuidadosamente rastreadas para fines de presentación de impuestos, administración de flujo de efectivo, auditorías de terceros y para garantizar la estabilidad financiera.
Artículos que necesitarás
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Software de contabilidad, como QuickBooks o Peachtree
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Estados de cuenta bancarios y tarjetas de crédito.
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Información del cliente, como direcciones y números de teléfono
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Cheque en blanco
Crear la estructura contable
Cree un plan de cuentas a partir de sus cuentas bancarias y de tarjetas de crédito. Asegúrese de ingresar los saldos de apertura a partir de la fecha en que comience su año contable. Incluso en una organización sin fines de lucro muy pequeña, es extremadamente importante que mantenga su propia cuenta bancaria.
Crea tus cuentas de responsabilidad. Las responsabilidades son cualquier cosa que su organización sin fines de lucro deba o deba. Los impuestos de nómina son una responsabilidad muy común.
Configurar cualquier activo fijo. Estos serán artículos que son propiedad de la organización sin fines de lucro y no se consumen ni se usan en un año. Depende de usted o de su CPA decidir el límite del monto en dólares para determinar qué compras serán activos fijos y cuáles serán un gasto. Un umbral común para una organización pequeña es de alrededor de $ 500.
Los activos fijos se deprecian cada año según el cronograma de depreciación del IRS.
Crear cuentas de gastos. La mayoría de los programas de contabilidad establecerán un plan de cuentas básico que incluirá los gastos relacionados con su industria. Es recomendable separar los gastos de operaciones del programa y los gastos de recaudación de fondos. Algunas subvenciones del gobierno requieren que los gastos de recaudación de fondos de una organización sin fines de lucro no excedan cierto porcentaje de los gastos totales.
Establecer clientes. Estos serán a menudo sus donantes. Es especialmente importante hacer un seguimiento de las donaciones, ya que los donantes que donan más de cierta cantidad cada año se informan en su declaración de impuestos. Además, si su organización es reconocida por el IRS como 501 (c) (3), las donaciones son deducibles de impuestos y sus donantes querrán un recibo.
Configurar todos los proveedores y realizar un seguimiento con cuidado. Si su organización está recibiendo fondos de estímulo federal, probablemente se le pedirá que informe sobre cuánto pagó a cada uno de sus proveedores.
Crear un procedimiento
Esté listo para la auditoría. Si su organización recibe alguna subvención o plan del gobierno para solicitar cualquier tipo de préstamo o fianza, lo más probable es que esté sujeto a una auditoría anual de terceros. Los auditores analizarán su proceso contable detenidamente.
Guarde copias de todos los documentos. En el mundo sin fines de lucro, es esencial duplicar y mantener registros precisos. Los auditores a menudo solicitarán copias de los cheques escritos o incluso cheques recibidos. Copie todos los cheques y depósitos escritos y guárdelos en una carpeta. Concilie sus cuentas bancarias y de crédito cada mes y guarde copias de los informes de conciliación adjuntos a sus estados de cuenta bancarios.
Obtenga la aprobación por escrito de todos los gastos, incluidas las facturas pagadas regularmente. Esto es especialmente cierto para las organizaciones sin fines de lucro con una junta directiva.
Consejos
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Crear un conjunto de informes cada mes. Se recomiendan los informes de pérdidas y ganancias y de balance. Configurar archivos para todos los proveedores Cree carpetas o archivos para todos los eventos de recaudación de fondos importantes. Incluya toda la documentación justificativa de ingresos y gastos. La mayoría de los programas de software de contabilidad ofrecerán un plan de cuentas sugerido. Alternativamente, puede editar o crear un plan de cuentas desde cero. Es importante que sea lo más simple posible al abstenerse de crear cuentas para elementos que solo usa una o dos veces.
