Cómo escribir un documento de puntos de conversación

Los documentos sobre temas de conversación enumeran hechos e ideas clave sobre un tema o evento en particular. Utilizados ampliamente en las relaciones públicas y las comunicaciones, los documentos sobre temas de conversación ayudan a quienes tienen la responsabilidad de hablar al público a proporcionar información clara, precisa y coherente. Los documentos de debate se utilizan tanto para llegar al público para proporcionar información como para responder a las preguntas del público durante las crisis. Al "hablar con una sola voz" usando un papel de puntos de conversación compartido, una organización puede aumentar la efectividad de su programa de comunicación.

Escribir un documento de puntos de conversación

Antes de comenzar a trabajar en su papel de puntos de conversación, deberá asegurarse de contar con información precisa. Busque a aquellos que están más estrechamente involucrados. Por ejemplo, si necesita crear puntos de conversación con respecto a un problema de presupuesto, hable directamente con un ejecutivo senior con supervisión del presupuesto. No confíe en el boca a boca. Haga preguntas detalladas a su fuente y pídale que intente no "girar" o sugerirle detalles. Asegúrese de tomar notas detalladas.

Su papel de puntos de conversación constará de una serie de viñetas, cada una con una o más oraciones que lo siguen. No hay necesidad de una introducción u otro texto. Título: "Información para el público". No marque el punto de conversación como "confidencial". No está intentando ocultar nada, y la información en el papel de debate es para el público.

Comience con los hechos: quién, qué, dónde y cuándo. Póngase en el lugar de una persona que no tenga conocimiento sobre su empresa u organización, su historia o actividades recientes. Su primer punto debe simplemente indicar los hechos de la situación. Por ejemplo: "El 1 de julio, la Compañía X reducirá el 30 por ciento de su fuerza laboral doméstica en las plantas de Oregon y Idaho". Esta información básica se proporciona en los puntos de discusión para que aquellos que entregan la información no cometan un error de hecho accidental, lo que lleva a la confusión.

Las siguientes viñetas deben proporcionar información más detallada sobre el proceso o la actividad. Si su papel de puntos de conversación responde a un evento negativo, comparta información positiva, pero no intente subestimar los negativos. Los medios de comunicación y el público querrán información sobre los detalles. Por ejemplo: "¿Cuál es el proceso para notificar a los trabajadores cuándo serán despedidos? ¿Habrá indemnización por despido o reentrenamiento?" Trate de anticipar estas preguntas y tenga las respuestas listas. Recuerde, la redacción que elija para cada uno de estos puntos será reutilizada por quienes entreguen las noticias.

Los puntos finales del papel de los puntos de conversación deben centrarse en el mensaje esencial que desea que deje su orador. Esto podría ser un hecho clave, un plan o una visión. Por ejemplo: "Estamos tristes por los problemas que sabemos que las familias enfrentarán como resultado de esta decisión, pero tenemos esperanzas con la recuperación económica de que estos serán recortes a corto plazo". En cualquier caso, no incluya en sus puntos de conversación los puntos que no desea que haga su portavoz. Los puntos de conversación no son documentos privados y pueden ser leídos por los medios de comunicación.

Una vez que haya completado su documento de discusión, reúnase con los involucrados y con los líderes principales de su organización para revisarlos. Incorpore cualquier comentario y desarrolle una lista de distribución que incluya a aquellos a quienes probablemente se les pedirá que hablen o compartan información con el público. Esto podría incluir al ejecutivo o líder involucrado, a un portavoz, a otras personas involucradas en la comunicación en su organización y al personal con roles que involucren al público.