En latín, por día significa "por cada día". En el mundo de los negocios, el término a menudo se refiere a la asignación diaria que las empresas dan a los empleados por el tiempo de viaje. Las dietas a menudo pagan por alojamiento y comida para el viaje. Si bien el concepto puede parecer simple, es importante conocer sus requisitos legales, los matices del reembolso y las tasas de viáticos.
Consejos
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Las empresas tienen que reembolsar a los empleados por los viajes que, de no hacerlo, reducirían a los empleados por debajo del salario mínimo. Las dietas también pueden ayudar a las empresas a retener un gran talento.
Leyes Di Diem
La Ley de normas laborales justas no establece explícitamente que las empresas tienen que reembolsar a todos los empleados por viajes de negocios. Sin embargo, negarse a cubrir estos gastos podría violar la ley en algunos casos.
Esto se debe a que el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos establece que los salarios deben ser superiores al mínimo local o federal después de que usted reste los sobornos que los empleados deben realizar para realizar su trabajo. No reembolsar a los empleados por sus viajes y alojamiento también puede infringir las leyes sobre las horas extraordinarias.
Prácticas ilegales por día
Imagina que envías a un empleado en un viaje de dos días por trabajo. Desde el momento en que se va al aeropuerto hasta el momento en que llega a casa, serán 48 horas.
Si su negocio cae por debajo del salario mínimo federal, eso es 16 horas a $ 7.25 por hora y 32 horas a $ 10.88 por hora. En total, necesita ganar $ 464.16 para el viaje. Esta cantidad debe venir después del hotel, la comida, el viaje y los gastos imprevistos que tenga en el viaje.
Claramente, un empleado que gana un salario mínimo necesitará un reembolso incluso si solo gasta un centavo. Sin embargo, ¿qué pasa con los miembros del personal que superan el mínimo requerido?
Digamos que un empleado gana $ 15 por hora y va en el mismo viaje. Tendrías que pagarle $ 960 por salarios y horas extras. Cuando empieces a hacer deducciones, puede ser inferior al mínimo.
Quizás tuvo que quedarse en un hotel específico para la conferencia que costó $ 200 por noche. Afortunadamente, la conferencia estuvo lo suficientemente cerca como para conducir en lugar de volar, pero el auto de alquiler y la gasolina le costaron $ 300. Mientras ella estaba fuera, tenía seis comidas por un promedio de $ 15 cada una.
En este punto del viaje, su salario menos los gastos la deja con solo $ 370. Esto está muy por debajo del mínimo absoluto para tal viaje. Si no reembolsó a este empleado, podría tener problemas legales. Es importante prestar atención a estos requisitos de viáticos.
Per diem Versus reembolso
Si bien el significado de viáticos comunes es similar al reembolso, estos no son necesariamente los mismos para su departamento de recursos humanos. En general, el reembolso requiere que los empleados presenten recibos e informes de gastos para recuperar su dinero.
La Administración de Servicios Generales de los Estados Unidos establece tarifas por día que varían en todo el país. Las empresas pueden optar por pagar esta cantidad por cada día en que los empleados viajen por negocios en lugar de hacer que archiven los gastos. Esta práctica alivia la carga en el departamento de recursos humanos y, en general, facilita las cosas.
Qué cubre Di Diems
Mientras que los reembolsos cubren cualquier gasto que la compañía acepte, las tarifas por día solo cubren el alojamiento, las comidas y los costos incidentales. Las comidas incluyen tres por día. Los cargos incidentales incluyen cosas como limpieza en seco y consejos para los trabajadores del hotel. Alojamiento cubre la noche en un hotel de gama media.
Cabe destacar que el costo de viajar no incluye los viáticos. Las empresas que desean confiar únicamente en las dietas pueden pagar los boletos de avión y los automóviles de alquiler directamente o permitir que los empleados accedan a la tarjeta de la empresa. De lo contrario, puede usar las dietas para todo excepto los viajes y hacer que los empleados envíen informes de gastos para sus boletos.
Dietas e impuestos
Aunque los empleados no necesitan presentar informes de gastos para recibir viáticos, sigue siendo una buena práctica. Sin estos informes, debe declararlos como ingresos imponibles. Sin embargo, los informes le permiten hacer que la dieta sea libre de impuestos.
