Microsoft describe el Calendario de Outlook como un "calendario y componente de programación que está totalmente integrado con el correo electrónico, los contactos y otras características", lo que permite al usuario crear citas y eventos, organizar reuniones, ver horarios de grupos y realizar otras tareas. Outlook también cuenta con capacidades para tomar notas, un diario y navegación web y permite a terceros administrar calendarios individuales y de la empresa desde ubicaciones remotas. Outlook se puede configurar y sincronizar con la PDA o el teléfono inteligente de una persona para las capacidades en movimiento y la administración del calendario.
Abra Outlook utilizando una computadora personal, PDA o dispositivo de teléfono inteligente. Outlook se abre para mostrar el buzón, la aplicación de correo electrónico. En el lado izquierdo de la pantalla, ubique la pestaña del calendario para acceder a la aplicación de calendario.
Haga clic en la pestaña del calendario para abrir la aplicación de calendario personal. El calendario a menudo mostrará el día actual de la semana o el resumen de la semana, enumerando todas las entradas o citas previas de una persona o varias personas dentro de la empresa.
Localice el botón de inicio en la parte superior de la pantalla y seleccione nuevos elementos del menú desplegable. Un evento, independientemente del tipo, es un nuevo elemento y cada nuevo evento debe ingresarse por separado.
Seleccione la pestaña de eventos de todo el día si el evento ocurrirá durante todo el día. La mayoría de los eventos tendrán una hora de inicio y finalización. Se creará una nueva ventana emergente de evento.
Introduzca un encabezado de asunto para el evento en el campo de asunto. El tema es lo que se muestra en la vista de resumen del calendario después de crear el evento. También se deberá proporcionar una ubicación para el evento.
Haga clic en el icono Opciones para indicar a otros espectadores del calendario el estado del evento. Los indicadores de estado están codificados por colores e incluyen el estado Fuera de la oficina, ocupado, libre o el estado es provisional.
Seleccione la hora de inicio y finalización del evento en el menú desplegable. Si el evento dura varios días, indíquelo con las horas de inicio y finalización y el evento se mostrará en varios días en la vista de resumen Día / Semana / Mes del calendario.
Haga clic en el botón Guardar para guardar el evento agregado y cerrar la ventana del navegador. El evento debe mostrarse en la vista de resumen Día / Semana / Mes del calendario. Si el calendario se encuentra en una carpeta pública, otros podrán ver el evento tan pronto como se agregue también.
Repita los pasos anteriores para cada evento. Los eventos no relacionados deben agregarse al calendario individualmente. Al hacer doble clic en una fecha de la vista de calendario Día / Semana / Mes, se accederá a un acceso directo a la ventana emergente del evento adicional.
