Un sistema de nómina manual se realiza completamente a mano, mientras que un sistema de nómina computarizado permite a una empresa procesar su nómina a través de un software de nómina dedicado. Un sistema manual puede dar como resultado errores de nómina y suele ser un proceso lento y laborioso. Los sistemas computarizados ofrecen una serie de ventajas, que incluyen mayor precisión y velocidad.
Importación de tiempo
Muchos empleadores usan un sistema de cronometraje, como el reloj, para rastrear las horas de trabajo de los empleados. Un sistema manual requiere el seguimiento manual del tiempo de los empleados, pero un sistema computarizado de nómina tiene la capacidad de transmitir automáticamente las entradas de los empleados desde el sistema de cronometraje al sistema de nómina.Dicho sistema puede separar las horas regulares de las horas extraordinarias trabajadas, aunque es posible que los empleados ocasionalmente necesiten hacer ajustes.
Cálculos automáticos
Los sistemas computarizados de nómina pueden redondear las horas de trabajo de los empleados en segmentos de un cuarto de hora y calcular con precisión el total de horas trabajadas y de pago, ahorrando así el tiempo empleado en los cálculos manuales. Estos sistemas calculan todas las frecuencias de pago, como semanal, quincenal, semestral y mensual, según los datos de entrada recibidos.
Un sistema computarizado de nómina calcula automáticamente las deducciones estatutarias de los empleados, como impuestos y embargos de salarios, y las deducciones voluntarias, como las tarifas de estacionamiento, las contribuciones 401 (k) y los beneficios médicos. La persona de la nómina simplemente ingresa los datos en los que se basan las deducciones, como la información del Formulario W-4 para la retención del impuesto federal sobre la renta.
Procesamiento de cheques
Un sistema de nómina manual requiere que imprima cheques de pago en una máquina de escribir o a mano. Un sistema computarizado de nómina tiene capacidad de depósito directo, lo que ahorra el dinero que se gasta en cheques reales y conciliación. Además, la impresión computarizada de cheques de pago y recibos de pago se produce rápidamente, independientemente del volumen.
La generación del informe
Un sistema computarizado de nómina genera informes de nómina que le permiten volver a verificar la nómina antes de imprimir cheques de pago o talones de pago. El Departamento de Trabajo de los EE. UU. Exige a los empleadores que conserven los registros de nómina durante al menos tres años. Un sistema computarizado permite la impresión en papel de los registros de nómina correspondientes a cada período de pago, y también guarda la información en el sistema de forma indefinida.
Los sistemas computarizados ayudan a garantizar el cumplimiento tributario de la nómina mediante la generación de informes fiscales, que incluyen estados de salarios trimestrales y anuales y formularios W-2 para empleados. Estos sistemas proporcionan a los contadores de la compañía los datos necesarios para manejar los impuestos de nómina y los deberes de conciliación de la empresa e imprimir los informes necesarios. Además, estos sistemas rastrean los días de beneficios, como las vacaciones y el tiempo personal, que se toman y pagan.
