Las empresas a menudo utilizan un sistema de contabilidad computarizado para procesar y mantener transacciones y registros contables. El sistema absorbe y almacena estos datos mediante el uso de módulos como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, balance de prueba y nómina. Un sistema de contabilidad computarizado está diseñado específicamente para una compañía determinada o se compra a un tercero (por ejemplo, Timberline o MAS 200). Un sistema de contabilidad computarizado es una herramienta valiosa para muchas empresas.
Velocidad
El sistema procesa los datos rápidamente. Una vez que la información se ingresa en el módulo relacionado, como la nómina o las cuentas por pagar, el sistema lo procesa y almacena instantáneamente.
Generación automática
La mayoría de los sistemas de contabilidad computarizados tienen características tales como la entrada de pedidos y la generación de facturas asociadas. El empleador puede crear cuentas para sus clientes, almacenando sus nombres, direcciones, pedidos y facturas durante el tiempo que sea necesario. Un sistema computarizado también le permite al empleador hacer e imprimir estados de cuenta. Además, muchos sistemas de contabilidad tienen una función de nómina, que permite el procesamiento completo de la nómina, incluida la generación e impresión de cheques e informes.
Oportunidad
El empleador puede imprimir y reimprimir pedidos de clientes, facturas y todas las demás transacciones contables según sea necesario. También puede encontrar fácilmente los datos de nómina de los empleados, como la dirección actual y la cantidad de pago, sin tener que buscar en los archivadores para ubicar los archivos de personal.
Erradica el procesamiento manual
Un sistema de contabilidad computarizado elimina el procesamiento manual. El último consiste en procesar y registrar los ingresos, los gastos, las ganancias, las pérdidas y la conciliación a mano de la empresa, lo que crea mucho margen de error. Las transacciones de nómina y las transacciones de impuestos del negocio también se registran manualmente. Con un sistema de contabilidad computarizado, el empleador tiene un proceso de registro y balanceo más suave.
Motivación del personal
Un sistema de contabilidad computarizado a menudo requiere que el personal se someta a capacitación para aprender nuevas habilidades, lo que los hace sentirse motivados. Además, el empleador puede subcontratar la capacitación a un representante de la compañía de software, lo que crea menos presión sobre los miembros del personal para administrar la capacitación ellos mismos.
Simplifica las auditorias
Si el gobierno federal o estatal decide auditar a la compañía, un sistema de contabilidad computarizado simplifica el proceso. Normalmente, antes de que se lleve a cabo la auditoría, el auditor notifica al empleador por correo acerca de los documentos específicos requeridos para la auditoría. Dependiendo de la naturaleza de la auditoría, los documentos pueden incluir declaraciones de impuestos, registros de nómina y plan de cuentas.
Un sistema de contabilidad computarizado puede almacenar muchos años de información. Si la auditoría lo requiere, el empleador puede acceder a información que data de muchos años atrás. Si, durante la auditoría, el auditor solicita espontáneamente un documento contable, el empleador puede recuperarlo rápidamente del sistema en lugar de buscar en las cajas de almacenamiento para localizar copias impresas.
Reduce la malversación
Un software de contabilidad computarizado dificulta que los empleados roben dinero de la empresa. Por ejemplo, si un empleado de nómina trata de pagarse más que la cantidad permitida, lo más probable es que su robo sea descubierto porque el sistema de contabilidad almacena todas las transacciones guardadas.
