Los sistemas de contabilidad computarizados incluyen el uso de computadoras y una aplicación o programa de software para ayudar a las compañías a registrar, reportar y analizar información financiera. Estos sistemas siguen los mismos principios básicos según los cuales operan los sistemas manuales. Las aplicaciones de software hacen uso de libros de contabilidad, revistas y otras herramientas de contabilidad, al igual que los sistemas de contabilidad manual tradicionales. Sin embargo, la contabilidad computarizada puede aumentar la efectividad y la eficiencia del proceso contable de una empresa.
Flujo de trabajo
Los sistemas de contabilidad computarizados mejoran el flujo de trabajo de la información financiera de una empresa. En lugar de utilizar empleados para ingresar transacciones financieras en el libro mayor, los sistemas de contabilidad computarizados pueden importar esta información electrónicamente. Los propietarios y gerentes también pueden configurar procedimientos internos en una aplicación de software de contabilidad para procesar información de acuerdo con reglas y pautas específicas. Esto permite a los contadores pasar más tiempo informando y analizando la información en lugar de ingresar los datos.
Seguridad
Los propietarios y gerentes de negocios pueden usar sistemas de contabilidad computarizados para crear un entorno más seguro para su información financiera. Los sistemas de contabilidad computarizados permiten a los propietarios y gerentes restringir el acceso de los empleados a cierta información financiera. Esto garantiza que los empleados no puedan manipular la información o usarla para su beneficio personal. Las contraseñas, los códigos de encriptación y otras características ayudan a los administradores a mantener la información protegida contra el uso inapropiado. Las organizaciones más grandes también pueden usar sistemas de contabilidad computarizados para mejorar sus controles internos.
Informes
Los informes suelen ser mucho más fáciles cuando se usa un sistema de contabilidad computarizado. Las empresas pueden crear informes de costos, saldos de prueba y estados financieros con solo hacer clic en un botón. Hacerlo también ayuda a los propietarios y gerentes a revisar más rápidamente su información para garantizar que sea precisa, relevante y oportuna. Los sistemas de contabilidad computarizados también permiten a los propietarios y gerentes crear múltiples informes a lo largo del período contable. Los informes múltiples pueden ayudar a crear un proceso de revisión más oportuno para garantizar que no existan irregularidades en la información contable o financiera de la empresa.
