El campo de la contabilidad se basa en la organización precisa y el análisis de números y datos financieros. Esto lo convierte en un lugar ideal para que las herramientas computarizadas faciliten la vida de los contadores humanos y permitan a las empresas producir informes financieros más precisos. Pero para tener un impacto positivo, los sistemas de contabilidad computarizados requieren una planificación y conocimiento cuidadosos antes de implementarlos.
Productividad incrementada
Los contadores que tienen acceso a sistemas de contabilidad computarizados pueden trabajar más rápidamente y disfrutar de una mayor productividad. El software permite a los contadores realizar cambios más rápido que ajustar un libro mayor o un gráfico impreso. El menor tiempo empleado en el procesamiento de datos le da a los contadores más tiempo para analizar los datos y obtener el mayor uso de ellos. Mostrar datos financieros en pantallas de computadora también es más eficiente y respetuoso con el medio ambiente que imprimir informes en papel, incluso para tareas pequeñas. Las herramientas de organización de datos facilitan la búsqueda de datos específicos en un momento dado.
Mayor precisión
Un sistema de contabilidad computarizado reduce el riesgo de error humano. Las computadoras procesan los números y realizan cálculos con una precisión del 100 por ciento, lo que elimina la posibilidad de un error matemático que conduce a un resultado inexacto. El software de contabilidad también realiza copias de seguridad periódicas de los datos clave para su recuperación en caso de un fallo del sistema o una violación de la seguridad. Si bien aún existe espacio para errores en el caso de la entrada de datos, el software de contabilidad puede identificar inconsistencias e incluso ayudar a corregir errores simples.
Los costos
Actualizar un departamento de contabilidad tradicional para usar un sistema computarizado puede representar un costo significativo, especialmente para una empresa más grande. Además de reorganizar el personal y comprar el software de contabilidad, una empresa también debe invertir en computadoras nuevas, actualizaciones periódicas de software, capacitación y una nueva política de reclutamiento para contratar contadores que estén familiarizados con el sistema o puedan aprender a usarlo rápidamente.
Necesidad humana
A pesar de su avanzada complejidad, los sistemas de contabilidad computarizados no pueden reemplazar completamente a los contadores humanos. El campo de la contabilidad requiere decisiones de juicio y pensamiento de improvisación, que ni siquiera el software más sofisticado puede hacer. Los contadores también deben comprender el panorama cambiante de las regulaciones legales y las políticas de la empresa, algunas de las cuales se abren paso en las nuevas versiones de los sistemas de contabilidad computarizados y otras que controlan cómo los contadores utilizan sus herramientas informáticas.
