Los procedimientos operativos estándar son esenciales para garantizar que una empresa funcione sin problemas y de manera efectiva. Asegura que los empleados aborden las tareas estándar de la misma manera y que la empresa sea consistente y precisa. Además, los procedimientos operativos estándar aseguran que los empleados estén realizando su trabajo de manera segura y correcta. Se requieren habilidades de comunicación para implementar efectivamente los procedimientos operativos estándar. El tamaño de su empresa y los procedimientos que desea implementar determinarán cómo los comunicará a sus empleados.
Evaluar la audiencia objetivo para estos procedimientos operativos. Si los procedimientos se aplican a un pequeño grupo de personas, una reunión de grupo funciona mejor; Si se aplican a toda la compañía y es una compañía grande, un correo electrónico masivo o un boletín informativo podrían correr la voz más rápido. Alternativamente, organice una reunión con los jefes de departamento y los gerentes e infórmeles sobre los nuevos procedimientos. Pídales que informen a sus grupos y departamentos sobre los nuevos procedimientos.
Sé conciso. Explique cuáles son los nuevos procedimientos operativos y cómo difieren de los anteriores. Explicar el propósito de implementar nuevos procedimientos. Describa cómo los nuevos procedimientos mejorarán el negocio y cómo afectará a los empleados. Por ejemplo, puede tomar más tiempo o afectar la forma en que hacen su trabajo.
Organice sesiones de entrenamiento o sesiones individuales si los procedimientos son complicados. Vale la pena dedicar tiempo para asegurarse de que todos comprendan completamente los nuevos procedimientos.
Dígales a los empleados cómo seguir los procedimientos, no pregunte. Hágales saber que usted u otros gerentes supervisarán su capacidad para implementar los procedimientos. Déles incentivos para abordar los nuevos procedimientos recordándoles que los nuevos procedimientos mejorarán su capacidad para hacer su trabajo.
Pida retroalimentación sobre los nuevos procedimientos. A menudo, se implementan procedimientos para mejorar un aspecto de la operación. Nadie está más familiarizado con las ventajas y desventajas del procedimiento que aquellos que lo usan directamente. Obtenga sus comentarios para asegurarse de que el procedimiento sea efectivo.
Hacer las instrucciones accesibles. Publique los procedimientos en la web interna, envíe recordatorios por correo electrónico y proporcione una copia impresa para los empleados.
