De acuerdo con el documento de la Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (EPA, por sus siglas en inglés) "Guía para la preparación de procedimientos operativos estándar (SOP)", "El desarrollo y uso de los SOP son una parte integral de un sistema de calidad exitoso, ya que proporciona a las personas la información para realizar un trabajo. adecuadamente y facilita la consistencia en la calidad e integridad de un producto o resultado final ". Por lo tanto, la preparación adecuada de los SOP es clave para sentar las bases para lograr procesos consistentes. Al seguir algunos pasos generales, puede preparar SOP para usar dentro de su organización.
Identifique qué procedimientos o procesos en su organización requieren documentación para que se lleven a cabo de manera consistente y qué personas están más calificadas para crear el SOP asociado. Se puede usar un enfoque de equipo para identificar la necesidad del SOP y para escribir el SOP.
Determine un sistema de numeración para garantizar un control de documentos adecuado de sus SOP. El sistema de numeración debe ser lo suficientemente flexible para permitir cualquier cantidad de SOP y cualquier cantidad de revisiones para los SOP individuales. Haga que usted o una persona de control de documentos asignada mantenga la lista maestra para que no se utilicen números duplicados.
Desarrolle una plantilla de SOP que todos los SOP organizacionales seguirán utilizando el software de procesamiento de textos. Para procedimientos administrativos o programáticos, la plantilla debe contener, como mínimo, una página de título, procedimientos (incluido el propósito, alcance, resumen, definiciones, calificaciones del personal, el procedimiento en sí, listas de verificación y gestión de registros), control de calidad y referencias. Para procedimientos técnicos o de laboratorio, la plantilla debe contener, como mínimo, todas las secciones para los SOP administrativos enumerados anteriormente, además de información de seguridad, precauciones, interferencias, equipos y suministros en la sección de procedimientos.
Escriba un Procedimiento de operación estándar sobre cómo escribir Procedimientos de operación estándar para su organización, conocido como "SOP en SOPs". Use la plantilla desarrollada y exponga sus expectativas en cuanto a cómo deben prepararse todos los SOP, por ejemplo, quién identifica la necesidad, quién asigna el número, qué formato usar y qué expectativas deben incluirse en cada sección.
Prepare el resto de sus SOP según el método establecido en los SOP sobre los SOP, realizando revisiones menores para mejorar el proceso de preparación en términos de tiempo y calidad de los documentos resultantes.
Consejos
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Mire tantos ejemplos de SOP como pueda antes de preparar el suyo.
Advertencia
Asegúrese de que su plantilla de SOP sea definitiva antes de emitirla. Cualquier cambio significa que debe revisar cada SOP escrito usando esa plantilla.
