El desarrollo de procedimientos de operación estándar es el sello distintivo de cualquier buen negocio. Hacerlo crea un tipo de consistencia que es invaluable cuando se trata con clientes y se mantienen buenos registros. Comprender qué procedimientos deben estandarizarse es una característica de un buen gerente.
Procedimientos de estandarización
Las empresas desarrollan procedimientos operativos para explicar cómo deben llevarse a cabo las tareas. Para determinar qué tareas deben estandarizarse, dedique una semana a anotar cada acción que se realice para satisfacer las necesidades de los negocios diarios. Ciertos problemas, como un cliente que no está satisfecho con un producto / servicio, generalmente serán manejados solo por la gerencia y, al considerar una empresa más nueva y más pequeña, por el propietario mismo. Los procedimientos operativos estandarizados inicialmente deben ser aquellos que un empleado será responsable de realizar de manera independiente; otros, más procedimientos de gestión se pueden agregar más tarde.
Caracteristicas
Los procedimientos en sí deben explicar explícitamente la acción, de principio a fin. Esto significa que incluso el acto más simplista (como encender la computadora) debe aparecer en la lista. La idea detrás de un procedimiento es que el empleado debe poder seguir el procedimiento paso a paso y, sin hacer suposiciones, completar la tarea con precisión y cumplir con el estándar de desempeño requerido. Aunque enumerar acciones más rudimentarias puede parecer redundante, o una pérdida de tiempo, hacerlo tiene sus propias razones.
Funciones
La estandarización de los procedimientos operativos actúa como un beneficio tanto para el empleado como para el gerente / propietario. El gerente / propietario puede ahorrar tiempo y energía explicando los procedimientos. El empleado recibe los beneficios de tener expectativas claras; los empleados son más felices cuando lo que se les pide y cómo se espera que cumplan con sus tareas diarias están escritos en blanco y negro. Incluso las instrucciones simplistas pueden ser un tanto tranquilizadoras cuando el empleado se encuentra en una situación en la que una tarea debe realizarse con precisión, pero de manera rápida (por ejemplo, una larga lista de clientes).
Beneficios
El principal beneficio de la estandarización de los procedimientos operativos se encuentra en la mayor consistencia que aporta a las funciones internas y externas del negocio. Una vez que los procedimientos operativos están estandarizados y, por supuesto, seguidos, surgen varios beneficios. En primer lugar, la percepción del cliente será de una empresa bien dirigida y profesional, lo que aumentará la imagen de la marca. Esta percepción puede incluso ser transferida a potenciales inversionistas / oficiales de crédito en el sentido de que generalmente se solicita una copia de los procedimientos de la compañía cuando se considera el financiamiento / inversión. Con frecuencia se requiere una copia de los procedimientos de una compañía para obtener un seguro. En segundo lugar, las cuentas serán precisas, un área en la que no solo se desea la consistencia, sino también, en muchos casos, requerida por la ley.
Consideraciones
Estandarizar los procedimientos operativos no es algo que deba tomarse a la ligera; La especificidad es clave. Los procedimientos estandarizados formarán una base por la cual los empleados son capacitados, promovidos y disciplinados, y a través de los cuales se manejan las necesidades del cliente, se procesan las transacciones y se mantienen los libros. Pase tiempo adicional para estandarizar con precisión los procedimientos requeridos para las buenas operaciones de la compañía.
