A medida que pasa el tiempo, puede ser más difícil encontrar estudiantes graduados para reuniones o eventos especiales relacionados con la escuela. Una asociación de ex alumnos de la escuela secundaria ayudará a apoyar los eventos individuales de graduación de la clase manteniendo una lista actualizada de todos los graduados de la escuela. Antes de poder organizar eventos especiales y solicitar donaciones o cuotas, necesita una asociación comprometida con la planificación y la organización de eventos para ex alumnos.
Comuníquese con sus compañeros graduados de secundaria con los que todavía está en contacto para formar un grupo de interés. Una vez que haya organizado una reunión con este grupo, pida a cada miembro del grupo que se comunique con los compañeros de clase con los que todavía están en contacto y posiblemente se unan al grupo.
Reúnase con representantes de la escuela para informarles que está comenzando una asociación de ex alumnos de secundaria. Determine si se trata de una asociación escolar general para todas las clases que se gradúan o una asociación individual de clases que se gradúan. Pida una lista de los nombres y direcciones de los estudiantes graduados en los archivos de la escuela. Esto le dará un punto de partida para comenzar a crear una lista de graduados y comenzar una base de datos.
Permita que cada miembro del grupo de interés tome varios nombres de la lista de graduados para actualizar la información de contacto de los ex alumnos. Haga que cada persona del grupo de interés rastree a los miembros de la clase contactando a otros compañeros que aún conocen o con los que se comuniquen en los sitios web de las redes sociales o buscando en línea por ellos. Actualice la lista de alumnos con las direcciones de correo electrónico actuales, la información de la dirección de la calle o ambos.
Escribe una carta a los graduados graduados que explique los planes para crear una asociación de antiguos alumnos. Pídales que proporcionen información de contacto actualizada. Pida a los interesados en participar en la asociación de ex alumnos que se comuniquen con los miembros del grupo de interés.
Establecer una agenda para la primera reunión de la asociación de antiguos alumnos. La agenda debe incluir planes para desarrollar la estructura organizativa de la asociación, tales como estatutos, declaración de la misión, plan de acción, objetivos, nominaciones y elecciones de oficiales de la asociación y estructuras de financiamiento, si corresponde.
Convocar una reunión de los interesados en participar en el consejo de líderes o la junta de la asociación. Decidir cuándo llevar a cabo nombramientos y elecciones de oficiales y sobre el mecanismo de votación. Organice un comité para que se encargue de desarrollar los estatutos de la organización y otro grupo para aportar ideas para financiar actividades como donaciones de voluntarios, cuotas anuales o patrocinios.
Celebrar elecciones oficiales y formalizar los estatutos de la organización.
Solicite voluntarios individuales para participar en comités separados para manejar las comunicaciones de la asociación, las actividades de recaudación de fondos, las recaudaciones de cuotas, si se establecen, y los eventos de reunión.
Programe fechas para las reuniones del comité y coordine las próximas reuniones de la junta para incluir las actualizaciones del comité. Por ejemplo, planifique la fecha, hora y lugar de la próxima junta de líderes o junta directiva, e incluya en el programa una presentación del comité sobre la estructura de cuotas de la asociación propuesta y las actividades de recaudación de fondos sugeridas para su revisión y aprobación.
