Cuando se le pide que escriba un informe profesional, tal vez esté confundido acerca de la información que debe incluir. La redacción comercial, en particular para informes, a menudo tiene un formato y un estilo que deben seguirse. Cuando esté acostumbrado a escribir en el formato y estilo requeridos para los informes profesionales, debe poder redactar un informe de manera rápida y sencilla.
Revise el estilo de redacción de informes. A diferencia de la escritura narrativa o de ensayos, la redacción de informes es altamente eficiente. Cualquier palabra superflua debe eliminarse, y el lenguaje es simple y directo. Utilice la voz activa y evite la información redundante.
Añadir elementos de bala siempre que pueda. En lugar de explicar algo en forma de oración, un informe lo explicará con una lista con viñetas. Por ejemplo, las características de un proyecto empresarial no se escribirían en forma de párrafo, sino que se incluirían en una lista con viñetas.
Divida los párrafos para que cada uno tenga solo unas pocas líneas de largo. La redacción de informes no incluye párrafos largos.
Evite incluir información que su audiencia ya sepa. Con un ensayo, a menudo asumes que el lector no sabe nada del tema. Al escribir un informe, elimine toda la información que su público ya conoce. Por ejemplo, si está escribiendo un informe sobre una nueva política de la compañía para el personal de administración, no incluya información general sobre su compañía que los gerentes ya sabrían. Sin embargo, esa información podría incluirse si el informe es para un grupo de nuevos empleados.
Incluir materiales complementarios con el informe de negocio. Se pueden utilizar elementos como cuadros, gráficos, fotografías, tablas, diagramas y otros elementos visuales para mejorar el informe y aclarar el significado.
Coloque encabezados en todo el informe para facilitar la referencia a las distintas secciones para el lector.
