El calendario del proyecto aborda directamente uno de los tres componentes principales de cualquier proyecto: tiempo. El propósito del cronograma del proyecto es delinear las fechas de inicio y finalización de las actividades del proyecto. El cronograma del proyecto es un componente vivo; a medida que cambian los elementos de un proyecto, también debe hacerlo el cronograma del proyecto. Sin embargo, al igual que con muchos proyectos, el cronograma original del proyecto se conoce como una línea de base cuando los cronogramas se expanden y se contraen.
Artículos que necesitarás
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Enunciado del alcance del proyecto
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Plan de gestión de proyectos
Incorpore la información que se encuentra en la declaración de alcance de su proyecto. Este documento identifica las restricciones y otros factores que pueden afectar el desarrollo del cronograma del proyecto. Los ejemplos incluyen objetivos de proyecto, entregables y especificaciones. Por ejemplo, si su proyecto requiere la creación de una nueva marca de vino y el vino debe estar en barricas de roble durante un año antes de embotellar, esta información afecta directamente la creación del programa del proyecto.
Tenga en cuenta los requisitos sensibles a la fecha al crear el cronograma del proyecto. En muchos casos, ya sea por presiones internas o por fuentes externas, el gerente del proyecto debe tener en cuenta las limitaciones de tiempo duras y rápidas. Por ejemplo, para que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto, el gerente del proyecto debe completarlo antes de que finalice el año calendario a efectos fiscales. La fecha para los cálculos de impuestos es impuesta por el gobierno federal y debe tenerse en cuenta en la creación del cronograma del proyecto.
Tenga en cuenta los contenidos del plan de gestión del proyecto en la creación del calendario del proyecto. El plan de administración del proyecto consiste en el plan de administración del cronograma, el plan de administración de costos, el plan de administración del alcance del proyecto y el plan de administración de riesgos.
El Project Management Institute define los planes anteriores de la siguiente manera: El plan de gestión del cronograma establece los criterios y las actividades para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto. El plan de gestión de costos establece el formato y establece las actividades y los criterios para planificar, estructurar y controlar los costos del proyecto. El plan de gestión del alcance del proyecto describe cómo se definirá, desarrollará y verificará el alcance del proyecto y cómo se creará y definirá la estructura de desglose del trabajo. El plan de gestión de riesgos describe cómo se estructurará y ejecutará la gestión de riesgos del proyecto en el proyecto.
Con la información anterior, el gerente del proyecto está equipado para crear un cronograma que le dará una visión realista de lo que puede esperar para la duración del proyecto.
Crear una WBS (estructura de desglose de trabajo). Este documento es una lista jerárquica del trabajo que debe completar el equipo del proyecto para lograr el éxito en el cumplimiento de las metas y los resultados del proyecto. La WBS es donde el gerente del proyecto puede ver el detalle real de lo que se necesita hacer. Más abajo en la WBS se encuentran los llamados "paquetes de trabajo", que son simplemente una agrupación de tareas detalladas que deben realizarse. La clave de la WBS es que el gerente del proyecto puede ver qué paquetes de trabajo deben completarse en qué momento y qué impacto tiene un paquete sobre otro en relación con la programación.
Consejos
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Comunique el cronograma del proyecto a los miembros del equipo, especialmente al patrocinador del proyecto y aquellos que son un riesgo para el proyecto, como los CEOs, los funcionarios electos y cualquier persona que pueda retrasar el proyecto.
Identifique de inmediato las fechas que no sean negociables y desarrolle el cronograma de su proyecto en torno a ellas. Esto no solo le dará al gerente del proyecto una buena idea de los desafíos de tiempo, sino que si existen tales limitaciones inmutables, es posible que el gerente del proyecto tenga que alentar un cambio en el alcance del proyecto o solicitar recursos adicionales para hacerlo a tiempo.
Si bien un gerente de proyecto puede ciertamente crear un cronograma de proyecto con lápiz y papel, se debe considerar seriamente el uso de software para automatizar este proceso. Un número de programas están disponibles que varían en precio desde gratis hasta un par de cientos de dólares.
Advertencia
Los horarios, independientemente del proyecto, tienden a deslizarse de una manera u otra. Identifique qué puede permitirse deslizarse y qué no. Comunique los problemas del cronograma del proyecto a medida que surjan con el equipo central del proyecto, pero especialmente con el patrocinador del proyecto, ya que apreciarán no sentirse sorprendidos.
