Una buena gestión de proyectos significa documentar lo que hará y lo que se ha hecho.Tanto la carta del proyecto como el alcance del proyecto se crean al principio de la fase de inicio de un proyecto, y cada uno ayuda a dirigir el proyecto en la dirección correcta. Si bien estos dos documentos son cruciales para hacer que un proyecto despegue, tienen propósitos, audiencias y contenidos muy diferentes.
Autorización
El estatuto tiene un propósito principal: autorizar a un gerente de proyecto a usar los recursos definidos para completar un proyecto. En segundo lugar, la carta debe asignar un patrocinador del proyecto. Estas dos personas administrarán y apoyarán el proyecto en múltiples equipos y en varias fases. La carta debe ser un documento conciso que comience con una breve introducción al proyecto que incluya los objetivos, el propósito y la fecha final del objetivo; incluya una tabla con el gerente del proyecto, el patrocinador y otras partes interesadas ejecutivas; y cerrar con firmas con los participantes nombrados. La carta raras veces debe ser más larga que dos páginas.
Aprobación
Dado que la carta está firmada por al menos un miembro del personal superior, el patrocinador, otorga la validez documentada del proyecto. La carta a menudo se entrega a ejecutivos u otros miembros del equipo de alto rango y sirve un aviso de que el proyecto ha sido aprobado. Dado que muchos proyectos se administran en todos los departamentos, esta aprobación también notifica a otros equipos que su cooperación será necesaria. Con frecuencia, la carta se presenta junto con un caso de negocios, y estos dos documentos registran la razón del proyecto.
Metas
El alcance del proyecto define los parámetros del proyecto. Inicialmente, se prepara un documento de alcance preliminar (junto con los estatutos y otros documentos de iniciación) para trazar los objetivos. Este documento generalmente se presenta a los líderes del equipo, quienes serán miembros contribuyentes al equipo del proyecto, aunque no incluye cómo se completarán las tareas. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, el alcance preliminar describiría la estructura que se construirá, incluyendo el número de habitaciones, los pies cuadrados y el número de entradas.
Responsabilidad
El documento de alcance ayudará a las partes interesadas a determinar si un proyecto está completo. Dado que el documento de alcance define lo que entregará el proyecto, es útil a lo largo del proyecto para determinar si el proyecto está programado para concluir con éxito. Si su proyecto es implementar un paquete de software que incluya tres aplicaciones, y usted haya completado dos, no ha cumplido con su alcance prometido. Los documentos de alcance a menudo cambian durante un proyecto por esta razón. A diferencia de los estatutos, los documentos de alcance se consideran documentos "vivos" y, a medida que se descubre nueva información, se pueden modificar los objetivos.
