Un libro mayor general (GL) contiene cinco secciones: activos, pasivos, capital del propietario, ingresos y gastos. Cada una de estas secciones es un libro contable o libro de contabilidad independiente, por lo que el GL es lo que se conoce cuando se habla de los libros de su compañía. Cada libro de contabilidad contiene varias cuentas, por lo que su libro de gastos contendrá estas cuentas: alquiler, teléfono, servicios de electricidad, suministros de oficina y todas las demás categorías individuales de gastos que pueda tener en su negocio.
Artículos que necesitarás
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12 meses de extractos bancarios
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Plan de cuentas (COA)
Organizando su sistema de libro mayor
Examine sus estados de cuenta bancarios y compile una lista de gastos mensuales regulares, gastos trimestrales y anuales, y otra lista de gastos variables como suministros de oficina, mercadeo, entretenimiento y viajes. Utilice estas listas para configurar su plan de cuentas.
Establezca su plan de cuentas. Los diferentes libros de contabilidad en su COA se numeran tradicionalmente de la siguiente manera: activos 1000-1999, pasivos 2000-2999, capital del propietario 3000-3999, ingresos 4000-4999, costos de bienes vendidos 5000-5999, gastos de marketing e intangibles 6000-6999, 7000 -7999 otros ingresos, 8000-8999 gastos de administración, viajes, personal y negocios misceláneos.
El libro de gastos de marketing e intangibles puede incluir 6000-6099 gastos generales, 6100 publicidad, 6200 honorarios financieros, 6300 donaciones caritativas, 6400 depreciación, 6500 beneficios para empleados, 6600 impuestos, 6700 seguros. Cada categoría se dividirá aún más en subcategorías numeradas, como el seguro de directores y directores, el seguro de errores y omisiones, el seguro de responsabilidad civil, el seguro de vehículos y cualquier otro seguro que tenga.
El registro administrativo, de viajes, personal y gastos diversos de negocios puede incluir subcategorías como 8100 alquiler, 8200 servicios eléctricos, 8300 Internet, 8400 teléfono, 8500 legal, contabilidad y consultores, 8600 sueldos y salarios, 8650 impuestos sobre la nómina, 8700 suministros de oficina, 8800 Reparación y mantenimiento, y otros gastos de hacer negocios.
Tome una de sus facturas actuales, una factura de servicios públicos. Marque su número de cuenta contable en él. Busque en la categoría administrativa, de viaje, personal y misceláneas de su COA y encuentre la categoría de utilidades eléctricas 8200. Si separa las utilidades de su almacén de las de la oficina y de la sala de exposición, debe crear números de cuenta para cada una de esas categorías para que su factura de la utilidad de la bodega sea 8220, la oficina 8230 y la sala de exposición 8240.
Consejos
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El software de contabilidad, como QuickBooks, ha eliminado muchas de las tareas básicas de contabilidad, como configurar el libro mayor y el plan de cuentas, pero es posible que desee consultar con su contador para asegurarse de que está configurando su COA correctamente. El motivo del COA es organizar los diversos tipos de ingresos y gastos para fines fiscales.
Advertencia
No haga que el término "cuenta" en contabilidad se confunda con la cuenta en la banca. En contabilidad, se refiere a un sistema u organización de entradas en categorías para que puedan ser fácilmente segregados con el fin de facilitar la preparación de impuestos de fin de año.
