El diseño de un sistema de control interno para su negocio requiere planificación y una comprensión de las operaciones detalladas de la empresa. Los controles internos sirven para varios propósitos, pero los principales son garantizar que la empresa funcione según lo previsto y evitar oportunidades para que los empleados utilicen indebidamente bienes o dinero. Los controles internos permiten que el propietario de un negocio tenga la tranquilidad de saber que todo funciona correctamente sin tener que supervisar personalmente cada faceta de la operación.
Revise cada uno de los procesos principales de su negocio: producción, administración de inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, conciliación bancaria y cualquier otro proceso en el que sea posible perpetrar un fraude mediante robo u ocultación. Ponga nombres o títulos de trabajo en cada parte del proceso del cual es responsable una persona. Si no está seguro de cómo funciona un proceso, pase tiempo "en el campo" y observe el proceso o haga preguntas a los responsables.
Evalúe cada paso de cada proceso en busca de puntos débiles en el control que permitan una oportunidad para robar los activos de la empresa. Concéntrese en las áreas donde una sola persona tiene tanto la custodia de los activos como la contabilidad de ellos. Por ejemplo, si un empleado tiene control sobre la caja registradora y también es responsable de conciliarlo al final de la noche, el empleado tiene la oportunidad de robar dinero y ocultarlo falsificando la conciliación. Otro ejemplo es tener un solo empleado responsable de abrir el correo entrante y también ser responsable de registrar los cheques de cuentas por cobrar que llegan por correo.
Cambie los procedimientos para aquellas áreas en las que haya evaluado controles internos débiles. Separe la función de custodia de la función de informe siempre que sea posible. Si bien es posible que no tenga suficientes empleados para que diferentes personas realicen cada trabajo, alterne funciones entre los empleados que tiene para segregar las funciones incompatibles siempre que sea posible.
Documente a fondo los nuevos procedimientos y familiarice a los empleados con ellos. Solicite comentarios de los empleados sobre cuán eficientes son los nuevos procedimientos. Es importante asegurarse de que los procedimientos tengan sentido desde el punto de vista empresarial y operativo y no solo como un control. Ajuste los procedimientos de acuerdo con los comentarios, pero siempre tenga en cuenta el propósito de los controles.
Implementar una política de vacaciones obligatoria, si aún no lo ha hecho. La mayoría de los problemas de robo crónico en las empresas pueden continuar porque nadie más realiza las funciones del ladrón.Cuando los empleados ladrones se ven obligados a tomarse unas vacaciones y alguien más los llena, no pueden seguir ocultando el crimen. Esta política puede prevenir el robo y descubrirlo si sucede.
Consejos
-
Evalúe la efectividad de sus controles internos al menos una vez al año y mejore si es necesario.
Advertencia
No tenga miedo de implementar controles internos sólidos porque teme que sus empleados piensen que no confía en ellos. Los empleados honestos quieren trabajar en un entorno bien diseñado.
